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会議を効率化し生産性を高める方法14選|無駄な時間となる要因4つ

会議の効率化とは


会議の効率化とは、会議による時間やコストの無駄をなくし、社員それぞれの活動時間の確保による企業全体の生産性を向上させることを言います。

会議は、企業や活動チームの方向性を確定するための議論と意思決定するために開催します。目的に応じたメンバーによって必要な議論を行い、決定事項は議事録などで共有します。

働き方改革により業務の効率化が求められ、個々の活動時間を制約する会議の見直しは企業が対応しなければならない課題となっています。

会議の効率化が必要な理由

会議の効率化が必要な理由は、エンジニアが自分の活動時間を制限する会議を無駄と捉えてしまう傾向にあるからです。

従業員の労働生産性の向上により満足度も向上させる「働き方改革」が実践されない会社は、従業員から疑問に思われてしまいます。人材不足のIT業界にとって、効率化された会議は、働く環境の改善と優秀なエンジニア確保に欠かせません。

円滑な企業活動を推進するはずの会議の形骸化は、場合によっては企業の死活問題に直結します。

会議を効率化し生産性を高める方法14選


会議を効率化するためには、会議に対する意識改革が必要です。

限られた労働時間を効率的に使って生産性を向上させるためには、「会議」も見直します。参加者の時間をなるべく少なくするためにできることを行い、事前準備と会議の進行方法、会議の内容の共有方法を工夫します。

個々の労働時間を阻害しない効率化した会議を目指しましょう。

1:会議資料は事前に配布する

レジュメやアジェンダは事前に配布して、会議の目的や議題を共有します。

事前に会議の議題を確認できれば、会議の目的や内容を把握することが可能です。議題に対する意見や提案、必要な資料を作成して会議に臨め、開始と同時に活発な意見交換につながり、本題から逸れない的確な質疑応答により、討議を深められます。

会議前日までに資料を参加者に配布すると、参加を促す効果もあります。

2:用意する会議資料を絞り込む

用意する会議資料を絞り込むと、参加者と主催者双方の事前準備の負担を軽減可能です。

事前に会議資料を配布しても、内容把握に時間がかかると会議への参加意欲を低減することもあります。意見交換が目的の場合は資料を少なくするなど、会議の性質に合わせた準備を行いましょう。

社内のシステムで確認できる資料は各自でアクセスするなど、効率的な既存システムの運用を心掛け、会議の準備時間を削減します。

3:ホワイトボードを撮影・印刷するなど情報共有をする

会議の議題や目的、意見などを記入するホワイトボードは、撮影や印刷をして情報共有をしましょう。

会議の進行状況の把握は、参加者の脱落防止に役立ちます。Googleドキュメントなどのオンラインノートツールを活用すると、テレワーク参加でも随時書き込めます。

デジタル化されたデータは議事録作成の工数削減も可能です。今すぐ使えるツールの活用は、会議の効率化に欠かせません。

4:リーダーシップを発揮できる人が進行する

会議の進行は、テンポよく進めて話をまとめられる人が適しています。

会議は、参加者全員がバランスよく発言できる雰囲気が大切です。アイディアや質問を遠慮なく出せると、参加者が満足できる会議になります。進行役は脱線しないように配慮し、全員が内容を理解した上での合意を目指しましょう。

進行役をリーダーに固定すると威圧的になる場合もあります。交代で進行役を務めると異なる立場の体験で、会議に対する意識が変わります。

5:会議時間は時間の投資であるという認識をもつ

会議は、出席者の互いの時間を使っている認識を共有し、省力化に努める意識を徹底します。

会議参加中は、それぞれが担当する作業を中断して時間を捻出しますので、会議によって中断した作業のために残業になれば、人件費の増加につながります。

「勤務時間は人件費」の意識があれば、時間を無駄にできません。本当に必要な会議かを考え、参加メンバーや会議の進め方を根本から考え直します。

6:会議の目的を決めておく

会議の目的やゴールを明確にすると、参加者は目標設定が可能になり、内容が充実します。

会議の種類は、アイディアを出す、コーチングを行う、問題を発見する、報告や連絡、問題を解決する、などです。議題だけでは概要がつかめませんが、種類がわかれば具体的な準備もできます。

目的に沿ったゴールを具体的に提示すると、議論の深め具合も把握可能です。主催者と参加者双方の意識共有が不可欠です。

7:会議における役割を事前に決める

会議前に進行役とリーダー、タイムキーパーを決めるとスムーズに進行できます。

進行役は会議のリズムを作って議論を深め、まとめます。リーダーは論点がずれないように気を配り、対立した時は中立的な立場で双方を鎮めます。会議時間の管理にタイムキーパーを配置して、進行を促しましょう。

議事録作成担当も決め、議事内容と相違ないかを進行役とリーダーが確認しながら、協力して会議を進めます。

8:会議の頻度が適正になるよう見直す

定例会や報告会など、議事録の共有や打ち合わせで済むものがないか、企業全体で会議の頻度を見直して、開催回数を適正化します。

会議の効率化は、開催の是非から問い直します。形骸化した会議は、社員のモチベーションを低下させ、積極的な参加は望めないでしょう。

お互いの時間を削って行う会議の密度を高めるためにも、本当に必要な会議の取捨選択を行い、勤務時間の有効活用に役立てましょう。

9:会議時間に制限を設ける

会議は参加者の集中力持続が期待できる90分を上限に設定します。

会議は時間の長さではなく、どれだけ議論を深められたかが満足度に現れます。事前に時間を設定すると、参加者は会議後の予定も入れられ、スケジュール調整が可能でしょう。また、短時間で終了するために、事前準備への意識も高まります。

制限時間を設定した会議は定刻に開始するため、参加者の時間への意識を向上させ、メリハリのある企業活動へとつながります。

10:会議室の環境・道具を事前にチェックし整えておく

会議の主催者は定刻通り開催できるように、会議室の環境設定や必要な道具を事前にチェックしておきます。

招集側の準備不足は、参加者に不満を抱かせる可能性があります。参加意欲を削がないためにも、会議場所を確保し、準備を調えます。Microsoft TeamsなどWeb会議ツールを利用する場合は、参加者の環境設定や接続状況を確認しましょう。

全員が気持ちよく会議に参加できるよう、主催者は早めの行動で配慮します。

11:議事録は速やかに展開する

議事録を速やかに展開すると、会議内容の共有と終了後の作業負担軽減が可能です。

議事録は、会議の進行に合わせて作成します。ツールで共有しながら作成すると参加者の認識のズレを是正した合意形成に役立ち、討議内容に即した議事録が完成します。

議事録作成をスムーズに行うために、議題に詳しい社員が担当し、終了後に速やかに展開すれば確認も短時間で終了し、決定事項の実現を加速するでしょう。

12:参加メンバーを厳選する

参加メンバーが増えれば合意形成に時間が必要になるため、本当に必要なメンバーだけを招集します。

会議の目的の明確化は、参加メンバーの限定とリンクします。決定するための会議は、決定権を持つ立場の参加が必須です。影響を受ける業務やマネジメント担当者など、関係者を限定して、無関係のメンバーを呼ばない決断をします。

厳選されたメンバーで行った後、必要に応じて社内BBSなどを活用して情報共有に努めましょう。

13:日頃からチーム内で話し合う

日常業務でチーム内が活発な意見交換していると、改めて会議をしなくても業務を進められます。

普段からメンバー同士が相談できる環境で業務を行うと、早期の問題発見により的確な対応が可能です。報告と連絡の徹底など業務の基本ができれば、チーム内の意思疎通も図れます。

会議の席では発言しにくいことも普段なら簡単に話せるため、無駄に会議を開かないで済み、職場の環境改善に効果を発揮します。

14:反省点を明らかにし次回に引き継ぐ

会議の開催方法や準備資料などへの反省点を明確にして、次回会議の開催に役立てます。

会議の目的や招集メンバーなどの設定、作成した資料の活用具合などについて、評価・反省します。Microsoft office365の「MyAnalytics」は、会議を可視化して改善ヒントをアドバイスするソフトです。

会議は決定事項も大切ですが、会議の手法改善を行うことも大切です。

会議が無駄な時間になる要因4つ


会議が無駄な時間になる要因は、目的設定がなく結論まで到達できない会議、資料が多く事前準備に手間がかかる、そもそも開催時期が明確ではないなどです。

エンジニアは時間勝負の生活を送るため、スケジュール調整を余儀なくされる会議を敬遠しがちです。その上出席した会議が無駄な時間と思えたら、必要な会議への出席も回避したくなります。

会議が無駄な時間になる要因がわかれば、会議の効率化方法も考えやすくなります。

1:会議時間内で結論が決まらない

意見を出し合うだけで結論を出せない会議は、無駄な時間と思われてしまいやすい傾向にあります。

結論を出す意識が徹底されないと、意見が対立した場合先送りや両論併記に終始します。結論が出せない場合は、方向性だけでも決定して次回に持ち越すなど結果の可視化が必要です。

結論を急ぐあまり、全く異なる案に落ち着くなど論議した時間を無駄にする場合も、開催の意義を喪失します。

2:目的が設定されていない

目的が設定されていない会議は論議を深められず、会議を無駄に感じてしまいます。

定例会やセミナー報告会などは、アプリやボードなど社内システムで効率化し、会議の開催回数を低減させます。会議開催案内に目的を明記するなど社内ルールを決めて、無目的な会議の開催をしない対応も検討しましょう。

主催者には、会議冒頭から活発な意見交換ができる準備が求められます。

3:会議の開催時間が決まっていない

会議を招集する際は、開催日時と場所、目的や議題、参加者を明示します。

参加者を増やすために開催時間の決定を後回しにすると、なかなかスタートできません。スケジュール確認のためにも、開催時間は早期に提案して参加を募ります。開催時間が決まらなければ、当日の予定を入れることもできません。

主催者は資料配布時に会議の開催日時を再度案内するなど、参加を促す呼びかけも行います。

4:資料が必要以上に多い

必要以上に資料が多い会議は、事前準備にも時間がかかり、当日も資料説明に終始して肝心の議論する時間を確保できず、無駄な会議になる傾向にあります。

会議の目的に沿った資料を準備して、不足分は当日オンラインで共有するなど、社内システムの有効活用で準備の効率化とコスト削減も図ります。

テレワークの場合、資料が多いと大容量送信による不具合が発生するリスクも少なくありません。会議に支障をきたさない程度の資料作成にとどめましょう。

会議を効率化し生産性を高めよう


会議は会社の方向性の決定や意識共有に重要で、会議の効率化によって生産性を高めると達成感のある充実した会議に変えられ、その後の参加意欲の向上につながります。

会議は、事前準備によって、活発な意見交換や結論の決定が可能です。コスト意識を高め、会議の開催の是非から検討して会議の効率化を推進します。

エンジニアの労働環境整備により、優秀な人材確保と安定した企業運営に努めましょう。