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社内広報とは?8つの発行目的と媒体によるメリットとデメリットを紹介!

社内広報とは?


広報とは情報発信を行う業務です。そのため、広報と聞くとテレビや新聞、雑誌などの広告を連想されるでしょう。

社内広報とは自社の情報などを、自社の社員に向けて伝える業務です。また、社員が情報を得ることによって、気付きを得たり行動が促され、会社全体に活気があふれ会社組織が強くなることが期待できます。

組織が大きくなると情報を全体に伝えることが難しくなるため、社内広報を活用することで組織全体に効率的に情報伝達することが可能になります。

社内広報を発行する8つの目的とは?


社内広報の目的は大きく8つあります。

まず目的の1つ目は「企業理念や経営方針の理解浸透」です。次に目的の2つ目は「企業風土や企業文化の醸成」、目的の3つ目は「企業価値観の共有」、目的の4つ目は「場所部門を越えての情報共有」になります。

さらに、目的の5つ目は「組織の活性化」、目的の6つ目は「社員間コミュニケーションの活性化」、目的の7つ目は「社員の自己啓発や教育」、最後に目的の8つ目は「社員家族の企業理解」です。

これらの目的を社員に共有して、社内広報の必要性を社員に理解してもらうことで内容がより伝わりやすくなります。それでは、それぞれの目的について詳しく説明します。

社内広報発行目的1:企業理念や経営方針の理解浸透

社員がひとりひとり好き勝手に仕事をしていると、仕事の方向性がバラバラになり全社としての力が発揮されません。

また仕事上、どうすべきか判断に迷った際に個人の判断に任せていると、AさんはやってくれたのにBさんはやってくれないと、会社として毎回異なる対応になってしまう恐れがあります。

社員が企業理念や経営方針を理解することで、社員それぞれの仕事のベクトルがまとまります。

社内広報発行目的2:企業風土や企業文化の醸成

企業風土や企業文化と言われると、抽象的で理解が難しいと思われるでしょう。どちらも社員共通の行動様式や価値観として会社に根付いているものですが、外部影響の有無や形成方法に違いがあります。

風土はその地域の気候や地形など自然や環境を意味しています。企業風土は同じように、外部影響を受けず容易には変化させることができません。

文化は人類が築き上げてきた成果、その過程で形作られた価値観や生活様式を意味しています。企業文化は同じように、意識的もしくは無意識的に積み重ねてきた経験によって形成され、社外からの外部影響を受け変化する可能性があるでしょう。

企業風土や企業文化が醸成されることで強い組織となります。

社内広報発行目的3:企業価値観の共有

もともと、人はそれぞれ多様な価値観を持っています。ダイバーシティの時代になり、価値観はますます多様化していく方向に向かっているでしょう。

多種多様な価値観を持っている社員に共通の目的を共有させることで、それぞれの力を束ねることができ、大きな成果に繋がります。

社内広報発行目的4:場所部門を越えての情報共有

会社組織は様々な業務を行う部門によって成り立っています。

また、組織が大きくなると全国に支店があったり、同じビルに入っていてもフロアが異なっていたりと社内の物理的距離が遠く、マンパワーに頼った情報伝達では伝達漏れが発生したり、仲間外れになる社員が発生する可能性もあるでしょう。

情報は各社員が持っているだけでなく、共有されることで足並みが揃ったり部門間の連携が起こったりと効力を発揮します。

社内広報発行目的5:組織の活性化

社員が仕事を「やらされている」と感じながら受動的に働いている場合、本人は楽しく働けませんし、会社組織も活性化されていません。

社員が能動的に働くようになると主体性が生まれ、仕事のサイクルがうまく回ります。一人一人の社員が高いモチベーションで、自発的に目標達成に向けて自分の役割を果たそうと考えている組織は活性化している組織と言えるでしょう。

社内広報発行目的6:社員間コミュニケーションの活性化

仕事を進めていくうえで、社員間のコミュニケーションは重要です。社員間のコミュニケーションが不足すると部門間・事業所間の連携や情報共有など、業務に障害が発生してしまいます。

業務効率や成果を高める為に、社員間のコミュニケーションは重要な要素です。社内広報を通じて、社員の表彰を行ったり部署の紹介をしたりすることで社員間のコミュニケーションを図ることが出来ます。

社内広報発行目的7:社員の自己啓発や教育

どんな会社でも研修やOJT、Off-JTなど何らかの方法で社員の教育を行っているでしょう。近年は技術革新やグローバル化が進み、必要となる知識や能力が多様化しています。従来の会社が行う教育では限界があり、一過性になりやすい側面があります。

社員一人一人が自発的に勉強するモチベーションを持つことで、会社が行う教育で足りていない部分を補完することが可能です。社内広報を通じて自己啓発を促進したり、社員に対して教育を行うこともできます。

社内広報発行目的8:社員家族の企業理解

昭和の時代は家庭を犠牲にしてでも、仕事を頑張ることを良しとしていました。令和を迎えた現在、ワークライフバランスという言葉が流行っているように、仕事と家庭を両立する方向になっています。

新入社員の場合は初めて親元を離れて仕事をするという方も少なくありません。また配偶者や子どもがどのような仕事をしているかわからないという方もいるでしょう。

社内報を用いてどのような会社であるかを家族に知ってもらうことで、仕事に対する理解を深めてもらえるでしょう。家族からの理解を得ることにより、社員の仕事へのモチベーションアップも期待できます。

社内広報の発行媒体とは?


社内広報の発行媒体として、以前は社内広報誌など紙媒体がメインでしたが、最近はイントラネットやアプリなどWEB媒体の活用も進んでいます。それぞれについて、メリット・デメリットがあるので紹介していきます。

紙媒体の5つのメリットを紹介

社内広報の媒体と聞いて、最初に思い浮かぶのが紙媒体の社内広報でしょう。フリーペーパーなど、社内広報以外にも紙媒体の広報はよく見かけます。これから、社内広報を紙媒体で行う場合の5つのメリットについて紹介していきます。

紙媒体のメリット1:閲覧率が高い

インターネットが普及した現在においても、紙媒体の閲覧率はいまだに高水準です。

社内広報が紙媒体の場合は、配布されてすぐに読むことが出来るので、閲覧率が高くなります。反対にWEB媒体ですと、必要なページにアクセスする手間がかかるので、紙媒体に比べるとどうしても閲覧率が低くなってしまいます。

紙媒体のメリット2:PC使用しない社員にも配布できる

工場のラインや受付など、業務内容によってはPCを使わない社員も存在します。紙媒体の社内広報の場合、デバイスに依存せずに誰でも簡単に読むことが出来るので普段はPCを使用しない社員にも配布して読んでもらうことが出来ます。

紙媒体のメリット3:社員の家族や社外及び採用学生にも配布できる

紙媒体の社内広報の場合、自由に持ち出せるので社員の家族や社外及び採用学生にも読んでもらうことが可能になります。

営業活動の時に顧客に社内報を見てもらったり、採用活動の時に学生に配布して社内の雰囲気を感じてもらうことが可能です。印刷製本がしっかりされた社内広報であれば、それだけで印象も良くなります。

紙媒体のメリット4:任意の時間に読みやすい

紙媒体で社内広報を発行すると、自由に持ち運びすることが出来るので、社員はいつでもどこでも社内広報を読むことが出来ます。WEB媒体の場合はイントラネットに限定している場合もあるので、紙媒体のほうが自由度が高くなります。

紙媒体のメリット5:システム費用が不要

WEB媒体の場合はシステム利用料が必要になりますが、社内広報発行後もシステムを維持するために例えばサーバー維持費など定期的に費用が掛かります。紙媒体の場合は毎回の発行にかかる費用のみが必要で、維持費はかかりません。

紙媒体の5つのデメリットを紹介

どのような手段であっても、メリット・デメリットが存在するものです。ここまでは、社内広報を紙媒体で発行するメリットを挙げてきました。ここからは、社内広報を紙媒体で発行する際のデメリットを5つ紹介します。

紙媒体のデメリット1:情報量増やカラー対応で作成費用が高くなる

紙媒体の社内広報の場合は印刷会社により、ページ数で料金が決まっています。掲載内容が増えた際に併せてページ数も増やすとその分、費用が増えてしまいます。またモノクロよりもカラー印刷のほうが費用が高くなります。

紙媒体のデメリット2:表紙や構成デザインに費用が発生する

自社内でデザインなど出来る場合は良いのですが、デザインを専門の会社に依頼することで費用が発生します。経団連の社内広報センターに入会している場合、経団連が発行している会員情報誌から自社社内広報に転載可能なコンテンツもあります。

紙媒体のデメリット3:配布に手間が発生する

紙媒体の社内広報の場合、全社員に配布する手間が発生してしまいます。組織が大きい場合、例えば本社で社内広報を作成し各支店に配布、各支店から各部署に配布、各部署で各社員に配布と何段階かの手間が発生するでしょう。

また派遣会社の場合、各社員はそれぞれ異なる企業へ派遣されているので、それぞれ個別に社内広報を配布する手間がかかります。

紙媒体のデメリット4:余剰冊子の廃棄処分が必要

社内広報を印刷する際に、従業員数ピッタリに印刷することはできません。印刷会社で何部印刷するといくらと定まっているからです。そのため従業員数よりも多い、切りの良い冊数で印刷を行います。

その結果、余剰冊子が発生し、余剰分を廃棄するために費用がかかってしまいます。

紙媒体のデメリット5:セキュリティが担保できない

社内広報には社内の情報であったり、社員の顔写真など秘匿性のある情報を掲載することがあります。紙媒体で社内広報を発行すると自由に持ち出しでき、その動向を追うことは出来ないので、セキュリティを担保することが出来ません。

WEB媒体の5つのメリットを紹介

ここまでは社内広報を紙媒体で発行する場合の、メリット・デメリットを紹介してきました。ここからは社内広報をWEB媒体で発行する場合のメリット・デメリットを紹介します。それではまず、5つのメリットについて紹介していきます。

WEB媒体のメリット1:情報量に制限がない

紙媒体の場合は印刷の都合上、ページ数などに制限がありました。WEB媒体になるとデジタルデータで、閲覧するのは画面を通してなので情報量に制限はありません。極端に言えば一言でも配信可能ですし、冊子にすると分厚くなってしまう情報量でも配信可能です。

WEB媒体のメリット2:頻繁に発行できる

紙媒体を発行するには、冊子の状態にまとめる必要があります。WEB媒体であればデジタルデータなので形態にとらわれません。そのため、情報を小出しにすることも可能です。

紙媒体では季刊や月刊といったサイクルで社内広報を発行するのが一般的です。WEB媒体であればもっと短い間隔で発行することもできます。

よく作る記事などはテンプレートを用意しておけば、さらに早く発行することも可能です。

WEB媒体のメリット3:タイムラグが発生しにくい

紙媒体の社内広報の場合は、デザイン後に印刷、配布の手間がかかるので作成してから社員が読むまでに時間がかかります。

WEB媒体の場合はそのような手間はかからないので、タイムラグが発生しにくく、速報的に発行することが可能です。

WEB媒体のメリット4:動画閲覧も可能

WEB媒体で社内広報を発行すると、動画を配信することも可能です。

経営層からのメッセージや、グループ会社の様子など、動画で配信している企業も数多くあります。コロナ禍で集会が出来ず、入社式を動画で配信したという企業も増えました。

WEB媒体のメリット5:モバイル端末からでも閲覧できる

社員にモバイル端末を貸与している場合、モバイル端末からアクセスして閲覧可能です。また会社のセキュリティにもよりますが、社員個人で所有しているモバイル端末から社内広報にアクセスして閲覧することも可能です。

この場合、時間も場所も気にせずに社内広報を閲覧することが出来ます。

WEB媒体の5つのデメリットを紹介

ここまでは、社内広報をWEB媒体で発行する場合のメリットを5つ挙げて紹介してきました。WEB媒体は便利に思えますがデメリットも存在します。それではここからは社内広報をWEB媒体で発行する場合の5つのデメリットを紹介します。

WEB媒体のデメリット1:閲覧率が低くなりやすい

WEB媒体は紙媒体と比べるとアクセス、ログインする手間があり社員から面倒に感じられてしまいます。

また、WEBでアクセスするということは他のWEBコンテンツがライバルになりえるということで、社員としては社内広報にアクセスするよりも、いつも使っている他のコンテンツにアクセスする方が良いということになりかねません。

以上のことから紙媒体と比較すると、どうしても閲覧率が低くなってしまいます。

WEB媒体のデメリット2:システム費用がかかる

WEBを媒体にした社内広報の場合、システムの利用料がかかります。

すべて自前で用意できれば良いのですが、それにしてもエンジニアにかかる費用、サーバーの維持にかかる費用など、紙媒体と比べるとシステムを維持するために費用が掛かります。

システムの利用料は1ユーザー当たりいくらというタイプや、利用者何人単位でいくらといったように利用する人数で費用が掛かることが多いです。

WEB媒体のデメリット3:担当者にイントラスキルが必要

WEB媒体の社内広報を自前で用意する場合は、維持管理するために専門のスキルを持った担当者が必要になります。

運営を外部に任せる場合でも、どのようなシステムにするか、更新する際にどこをどう更新したいか、委託先の会社との打ち合わせで担当者がシステムについての会話をする必要があるでしょう。このように、担当者はある程度のスキルが必要になります。

WEB媒体のデメリット4:PC使用しない社員は閲覧できない

業種にもよりますが、業務でPCを使用しない社員は社内広報を閲覧することが出来ません。部長などの管理職がプリントアウトして配布したり、プリントアウトした紙を掲示板に掲示している会社もありますが、WEB媒体でのメリットが無くなってしまいます。

WEB媒体のデメリット5:社員の家族や社外及び採用学生への配布ができない

WEB媒体の社内広報の場合、専用のアプリを使っていたり、セキュリティの問題でイントラネット上に掲載したり、社外のサーバーを利用していたとしても、ログインが必要になります。そのため、社員の家族や社外及び採用学生がアクセスして閲覧することは難しくなります。

社内広報に活用できるSNSツール10選の特徴とは?


社内SNSツールは社内広報だけではなく、社員同士のコミュニケーションツールとして利用され、メールのような堅苦しさが無く気軽にコミュニケーションが取られています。ここからは社内広報に活用できるSNSツールを紹介していきます。

社内広報向SNSツール1:Beat Shuffle

Beat Shuffleは社内SNSとビジネスチャットでコミュニケーションを円滑にすることを目的とした社内SNSツールです。様々な機能があり、その中でもナレッジ共有機能が他のツールと比べて充実しています。

また専任のコンサルタントがついてくれるのでツール導入時や導入後も運用支援や改善を提案してくれます。社内広報としての機能は全社お知らせという機能です。社長からのメッセージや社内広報など、全体に伝えたいことがある場合に全社お知らせ機能を使います。

またSNSは通知が多く、本当に必要な情報がその他の情報に埋もれるという現象が起きますが、Beat Shuffleでは個人でニュースフィードの設定を出来るので自分に関連するお知らせのみ表示させることが出来ます。

社内広報向SNSツール2:gamba!

gamba!は自社の業績をアップしたいと願う経営者のために開発された日報アプリです。PCやスマホ、タブレットでどこからでも日報を作成することが可能です。

カレンダーからスケジュールを読み込み日報に貼り付けたり、登録したテンプレートを使って日報を作成することが出来るため、社員の日々の負担が減ります。

日報がメインのシステムなので、社内広報として利用する場合は同じように日報の形で全社にお知らせをすることになります。

社内広報向SNSツール3:Chatter

Chatterはsalesforceが提供している社内SNSツールです。生産性向上、イノベーションの加速を目的として提供されています。

一般的なSNSですと人や企業をフォローしますが、Chatterはファイルやレコードをフォローすることが可能です。書類が更新されたタイミングや、登録されている取引先の連絡先が更新されたタイミングで自動的に通知されます。

データの更新者がメール等で関係者に更新をお知らせする必要が無く、関係者も自ら更新されていないか情報を確認しに行く必要がありません。

Chatterにはおすすめ機能があります。社内広報は基本的には全社向けの広報ですが、新入社員など一部の社員に向けた記事もあるでしょう。社員のアクティビティなどに応じて関連するコンテンツを表示する機能があるので、必要としている社員に必要な情報が届く確率が上がります。

社内広報向SNSツール4:ChatWork

Chatworkはメール、電話、会議・訪問など仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にするビジネスチャットです。

Chatworkにはタスク管理機能があり、チャットを確認しながらタスクの登録や確認をすることが出来ます。マルチデバイスに対応しており、外出先でもスマホで使用可能です。

チャットツールなので、社内広報として使用する場合はグループチャットで全社員に向けて情報を送信するような使い方になります。

社内広報向SNSツール5:nanoty

nanotyは情報共有・工数集計もできる日報管理システムです。日報から案件や担当者ごとに工数が集計されることで、仕事量を適切に管理することが出来るようになります。テンプレートも利用できるので社員の負担が少なく日報を作成できるでしょう。

nanotyには掲示板のようなコミュニティという機能があります。投稿権限を持った社員のみ投稿でき、他の社員はその記事にコメントを残すことが出来ます。

また閲覧権限も付与することが出来るので、管理者のみに通知する情報など特定の社員やグループしか記事を見られないような設定も可能です。

社内広報向SNSツール6:Talknote

Talknoteはコミュニケーションを活性化させ、社内のあらゆる情報を資産化し、理念浸透や文化醸成を促進するカルチャーマネジメントツールです。使いやすいシンプルなデザインで直感的に操作することが可能です。

利用データの解析機能が特徴的で、解析データから社員のフォローをすることが可能になり、アクセス時間や投稿量などのデータを一定期間解析します。

仕事のリズムを見つけるアクションリズム解析によって、アクセス時間や投稿量が減少傾向にあると業務への意欲が減退していると判断することが可能です。

また逆にオーバーワークになっている場合は、人事担当者や上長にアラートを通知してメンタルヘルス不調を防ぐことが出来ます。

社内広報として利用する場合はグループ機能を利用します。グループに所属する社員に対して情報を共有することが可能です。

社内広報向SNSツール7:SKIP

SKIPは大企業向け社内SNSです。料金も200ユーザーからとなっており大企業がターゲットになっています。大企業は人数が多いため社内SNSを導入しても定着しないという問題も少なくありません。

SKIPは3カ月スタートパックや運営支援により、社内SNSの定着をサポートしてくれ、機能としては、使われない機能は負債との考え方からシンプルな画面に絞られています。

誰でも直感的に使い方が理解できることに重点が置かれています。コメントなどに添付されたファイルは、中身も含めて検索することが可能です。

社内広報向SNSツール8:Slack

Slackはビジネスチャットツールで、元々は社内のコミュニケーション用に作られたツールでした。チャットだけでなく、2,200を超える外部アプリケーションとの連携や音声通話やビデオ通話が可能です。

チャンネルというグループチャットのような機能があり、複数の人がその中でやり取りできます。グループチャットは、後から参加した人は過去のやり取りを閲覧することが出来ないことがあります。

しかしSlackのチャンネルだと過去のやり取りを閲覧することが出来、それまでの経緯を知ることが可能です。社内広報としては、このチャンネルで全社員に向けて広報を発信するという使い方になります。

社内広報向SNSツール9:WowTalk

WowTalkはビジネスチャットアプリですが、コンセプトと合致した顧客要望により機能追加・アップデートがなされています。例えば翻訳機能、予約投稿、複数人ビデオ通話、安否確認、検索機能などです。個人単位でこれらの機能をカスタマイズする設定が可能です。

社内広報としては掲示板機能を用いて情報を共有することも出来ますし、管理機能で情報を一斉配信することもできます。掲示板は公開範囲を細かく設定することが可能なので、様々な応用が可能です。

社内広報向SNSツール10:Yammer

Yammerはマイクロソフト社が提供する企業向けSNSです。マイクロソフト社が提供しているのでTeamsや他のMicrosoft365製品との連携もスムーズで、社内での共同作業がはかどるでしょう。

Teamsも同じように社内SNSツールに分類されますが、Teamsは一対一や、多対多でのグループ会話、リアルタイム性のある情報共有に適しています。

Yammerは一対多のように情報を発信するのに適しているため、社内広報のように全社共有する情報や残しておく必要のあるファイルの共有に適しています。Yammerは単体での利用が出来ずOffice365のオプション扱いなので、Office365の契約が必要です。

社内広報は紙媒体とWEB媒体を併用する企業も多い!


紙媒体とWEB媒体、それぞれにメリット・デメリットがあることがわかっていただけたでしょうか。それぞれの良さを活かして、上手く組み合わせることで効果的に情報を発信している企業も多くあります。

例えば、速報性のある情報はWEB媒体を用いて、じっくり読む必要のある情報は紙媒体を用いて情報共有しています。

それぞれのメリット・デメリットを吟味したうえで、自社に合った方法を取り入れると良いでしょう。