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応募者の採用の断り方例文とポイント3つ|断るときの注意点3つも紹介

応募者の採用の断り方によってはイメージが悪くなる?

応募者の採用の断るときは、企業の顔として断るつもりで真摯に丁寧な姿勢で臨まなければなりません。採用の断り方によってイメージが悪くなる可能性があるためです。

 

応募者は、求人募集している企業に興味を持ち、もしかすると何らかの形で企業と関係があったり、顧客であったりする可能性もあります。ですから、応募者の心象を悪くするような採用の断り方はせず、相手の視点に立って丁寧に採用を断りましょう。

不採用の理由は伝える?

応募者に採用を断る際、不採用の理由を伝えるべきでしょうか。答えはNOです。企業側からは、選考結果が不採用となった事実のみを伝えましょう。

 

応募者から不採用の理由を聞かれた場合のみ、伝えても良いでしょう。ただし、伝え方には十分な配慮が必要です。応募者を否定するような伝え方は避け、企業と応募者のミスマッチなどの理由を伝えます。

 

また、回答を断るという選択もあります。「不採用理由は回答いたしかねます」などと丁寧に断るようにしましょう。

不採用でも誠意ある対応をする

不採用の連絡は、応募者にとっては良い知らせではありません。また、不採用になった応募者であっても、ビジネス上のつながりや顧客としてのつながりもある可能性があります。そのような理由から、応募者の側の受け取り方を意識して誠意ある対応をしましょう。

応募者の採用の断り方例文とポイント3つ

応募者の採用の断り方を、郵送・電話・メールそれぞれの例文を紹介します。どのような方法で断るにしても、真摯で誠意のある対応を心掛けてください。また、どの方法で採用を断るかも、下記を参考にして選びましょう。

採用の断り方例文1:郵送の場合

一般的な採用の断り方は、書面の郵送によるものです。不採用通知を郵送する際、同時に履歴書の返却等もできるという企業側としてのメリットもあります。

 

ただし、不採用通知を遅く出すのは良くありませんので、郵送の場合は作成や送付に時間が掛かるというデメリットもあります。相手が返事を急いでいるとわかっている場合は特に、避けた方が無難です。

ポイント

不採用通知を応募者が知るのが遅くなってはなりません。郵送の場合は数日のタイムラグがありますので、加味して日付を考えましょう。

 

また、不採用の通知だけを入れて郵送するのはやめましょう。企業に興味や関心をもって行動してくれた応募者に対して失礼にあたります。採用の断り文は、応募者への感謝も忘れずに伝えましょう。

採用の断り方例文2:電話の場合

積極的に電話で採用を断る手段を選ぶ必要はありません。電話で採用を断る場合は、面接を重ねた応募者など、特に誠意を表したい相手に対してのみにするのが良いでしょう。

 

書類選考段階での不採用通知は、大人数なことも予想されますので、電話で伝えるメリットがありません。

ポイント

面接でオフィスまで足を運んでくれたり、時間を割いてくれた応募者に感謝の気持ちを伝えましょう。相手に対して真摯な姿勢や誠意で伝えることが大切です。

 

応募した職種は不採用であるが、他の職種や部署であれば採用の可能性がある場合などの特殊な事情があるときは、相手の反応を伺いながら慎重に話をしてください。また、電話で伝える場合は、話し方や言葉遣いにも十分に配慮しましょう。

採用の断り方例文3:メールの場合

現在では、メールで採用の断ることも一般的です。メールでの通知はタイムラグがないため、応募者もすぐに結果を知ることができ合理的です。

 

一段階目の書類選考で採用を断る場合は、特にメールが向いています。書類選考の段階では応募者も多いことが想定されるため、採用担当者にとっても、郵送や電話の場合に比べて、対応に割く時間を減らすことができます。

ポイント

メールで採用を断る際のポイントの1つは、送る相手を考慮することです。最終面接まで進んだ人にメール一通で不採用を伝えるのはふさわしくありません。就業中の応募者や就活中の学生など多忙と思われる応募者や、書類選考での不採用を通知する際に有効です。

 

また、文面の与える印象に気を付けましょう。応募者への感謝を伝えるとともに丁寧に断ります。メールを送る時期は、選考から1週間以内にしましょう。あまり遅いと悪い印象を与えかねません。

応募者の採用を断るときの注意点3つ

採用を断るときの注意点を3つ紹介します。

 

採用を断るときに、誤った伝え方や不適切な表現を使うと、後々のトラブルや応募者との間にしこりを残してしまう可能性もあります。紹介する注意点を参考にして、適切で誠意のある対応をしてください。

採用を断るときの注意点1:タイミングに気を付ける

採用を断るタイミングが遅くなりすぎてはいけません。特に、就活中の学生などは、学業と就活のスケジュール管理も大変です。書類選考であれば募集時に掲示した日にちまでに、面接後であれば1週間程度を目安に断るようにしましょう。

 

また、募集時や面接時に伝えていた結果を伝える目安よりも大幅に早く断るのも、印象が良くありません。面接後に同日にメールで断るなどは、特に失礼にあたりますので気を付けてください。

採用を断るときの注意点2:感謝の気持ちを伝える

応募者は、企業に関心や興味をもって応募しています。そして、時間や費用をかけて、履歴書を送ったり、就職説明会や面接会場へと足を運んでくれたのです。ですから、不採用となっても、応募者への感謝の気持ちは必ず伝えましょう。

採用を断るときの注意点3:応募内容と矛盾した理由で断らない

基本的に、尋ねられない限り、企業側から不採用の理由を伝える必要はありません、しかし、募集している職種に必要なスキルや能力がマッチしていないなど、適切な理由がある場合は不採用の理由を伝えてもよいでしょう。

 

例えば、年齢や性別などの理由で断るのは不適切ですし、応募者を否定するような内容は以ての外です。また、応募内容と矛盾した理由で断るのも誠意のある企業姿勢とはいえません。

応募書類の取り扱い方

履歴書などの応募書類には、応募者の個人情報がたくさん含まれています。紛失等ないように厳重に保管しましょう。また、採用を断った後は、応募者に伝えた方法に従って取り扱います。

 

適切に企業側で処分する旨を伝えている場合は、シュレッダーなどで確実に情報が見えないように責任を持って処分します。返却を伝えている場合は、速やかに応募者に郵送で返却しましょう。

応募者の採用の断り方を知ろう

応募者の採用の断り方を紹介しましたがいかがでしたでしょうか。昨今、断り方はメールが主流ですが、必要な場合に応じて郵送や電話で伝えることも検討してください。

 

また、繰り返しになりますが、今後どこかで不採用となった応募者と巡り合わせる可能性もあります。一番大切なのは、応募者へ感謝の気持ちを伝えることと誠意のある対応をすることです。

 

応募者の採用の断り方を把握し、ケースごとに適した採用の断り方を選びましょう。