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在職証明書の発行手順3つ|在職証明書を作成するときの注意点とは

在職証明書とは

在職証明書とは「会社に在職している」、もしくは「在職していたこと」を証明する書類です。会社によっては「勤務証明書」「在籍証明書」「雇用証明書」「就業証明書」「就労証明書」などと呼ばれています。

 

在職証明書は保育園への入園手続きや転職など様々な場面で必要です。基本的に在職する企業が発行するものであり、エンジニア技術派遣だと派遣する企業が発行します。証明する内容について、他の職種と変わりはありません。

在職証明書が必要なとき3つ

在職証明書は頻繁に使用する書類ではなく、必要とする場面は限られます。一般的には、子供が保育園などに入園するとき、転職するとき、外国人労働者がビザの手続きを行うときです。

 

在職証明書は労働者が、何らかの転機を迎える際に必要な書類だといえるでしょう。採用担当者は、その意味を理解して正確に作成しなければなりません。ここでは、在職証明書が必要なときについて詳細に解説します。

在職証明書が必要なとき1:保育園・保育所・児童クラブへの入所の申し込み

未就学児童を保育園や保育所、児童クラブに入所する際、申請書類の1つとして在職証明書が求められます。在職証明書を必要とする理由は、未就学児童の保育の必要性を審査するためであり、エンジニア技術派遣も同様です。

 

すでに入所している場合であっても、毎年提出が求められます。また、自治体によっては、異なる1カ月において最低勤務時間を超えているか確認する場合もあり、エンジニア技術派遣の場合注意が必要です。

在職証明書が必要なとき2:転職や採用試験に応募するとき

転職や採用試験に応募するとき、転職先の企業から在職証明を求められることがあります。これは、応募者が提出した履歴書における、職務内容やスキル、経験値及び学歴などを確認することが目的です。

 

とりわけ、システムエンジニアはスキルや経験値、携わってきたプロジェクトが重要視されます。したがって、これらの事項については正確かつ詳細に証明することが必須だといえるでしょう。

在職証明書が必要なとき3:外国人労働者の場合のビザの申請や更新

日本で働く外国人労働者が、ビザの申請や更新をする際、在職証明が必要となります。外国人が日本で居住するには、ビザを取得した後に在留資格を取得しなければなりません。

 

このとき、必要となるのが在職証明書です。なお、在留資格には活動類型資格と地位等類型資格の2種類があります。また、記入する内容は国によって異なる場合もあることから、採用担当者は「何に使うのか」「何を証明すべきか」を理解しておきましょう。

在職証明書の発行手順3つ

人事担当者は在職証明書の発行手順を理解しておくことが大切です。証明書の発行が遅れてしまうと、社員や退職者に大きな不利益を与えてしまうことあります。

 

したがって、社員や退職者から在職証明書の発行依頼があった場合、人事担当者は速やかに手続きを行わなければなりません。そこで、在職証明書の発行手順を3つのステップに沿って紹介します。

在職証明書の発行手順1:社員や退職者から申請が来る

在職証明書は社員もしくは退職者からの申請によって発行します。退職者の場合、労働基準法第22条によって証明できる項目が決まっていますので注意しましょう。

 

社員の場合だと、法律で記述項目や様式が定められているわけではありません。したがって、申請者の申出によって在職証明書を作成します。指定がない場合、自社で作成もしくは既存のフォーマットを用いると良いでしょう。

労働基準法

在職証明書の発行手順2:希望の記載事項を聞く

在職証明書を発行する際は、事前に希望する記載事項を確認しておきましょう。在職証明書に記載する事項について、退職者は制限があるものの、社員には明確なルールがありません。言い換えれば、提出先が必要な事項を記載することになります。

 

例えば、保育園に提出する場合だと勤務日数や就労時間、転職であれば参加したプロジェクトなどです。したがって、行き違いをなくすためには、事前に記載事項を確認しておきましょう。

在職証明書の発行手順3:フォーマットの決定

在職証明書への記載事項を確認したら、フォーマットを決定しましょう。申請者からの指定がない限り、フォーマットは人事担当者で決定できますが、一から作成するのは面倒です。

 

そこで利用したいのがインターネット上にアップされている既存のフォーマットになります。既存のフォーマットの形式はExcelやWord、PDFです。ここでは、それぞれのフォーマットのメリット、デメリットを紹介します。

Excelの場合

Excelのメリットはデータ管理が容易であることです。在職証明書には多くの個人情報が記載されており、その管理は厳重かつシンプルでなければなりません。

 

その点Excelはデータ管理に優れたソフトであり、在職証明書の内容をデータとして管理するには最適です。ただし、書類として考えた場合、レイアウトの変更が難しい点がデメリットとなります。

Wordの場合

Wordのメリットは書類としての形式に優れていることです。在職証明書は転職先などに提出する正式書類であり、文書形式はとても大切になります。

 

その点Wordは文章作成に適したソフトであり、レイアウトや段落を整えることが容易です。ただし、データ入力は一つひとつ入力する必要があり、非常に手間がかかるのがデメリットだといえるでしょう。

PDFの場合

PDFのメリットはセキュリティの面で、非常に有効性が高いことです。さらに、ファイルのサイズが小さく、OSを選ばず開けることから、提出書類の形式として最適だといえるでしょう。

 

また、ExcelやWordからPDF形式に変換することも可能です。ただし、編集ができないのがデメリットだといえるでしょう。デメリットを克服するには、ExcelやWordで作り込んで、PDF形式に変換するのが最適です。

記載が必要な在職証明書の事項6つ

在職証明書の記載事項は申請者に確認する必要がありますが、必ず記載すべき事項があります。必ず記載すべき事項は氏名や性別、在職者の生年月日など6項目です。

 

基本的な事項とは言え、記載漏れや間違って記載してしまうと、申請者に多大なる損失を与える場合もあります。このような事態を回避するには、記載が必要な事項の書き方をしっかりとマスターしておくことが必須です。

在職証明書の事項1:氏名

在職証明書に必ず記載する事項の1つに「氏名」があげられます。漢字や読み方に間違いがないかよく確認しましょう。特に氏名に使われている漢字は、旧字体が正式な場合もあります。

 

普段は旧字体を使用していなくとも、在職証明書は正式書類ですから戸籍に使用されている漢字を使用するのが鉄則です。また、結婚して苗字が変わっている場合もあります。姓名については使用している漢字を含めて、必ず本人に確認しましょう。

在職証明書の事項2:性別

在職証明書において、性別も大切な項目の一つです。男女雇用機会均等法の改正により、男女間での処遇差はありません。しかし、企業として社員の性別を把握しておくことは当然だといえるでしょう。

 

最近では、性同一性障害も理解されるようになり、外見と戸籍上の性別が異なる場合もあります。しかし、在職証明書には戸籍上の性別を記載することが適正です。

在職証明書の事項3:在職者の生年月日

在職者の生年月日も在職証明書には欠かせません。在職証明書の提出先によっては、生年月日が重視されます。とりわけ、転職の際には応募要項において、生年月日が限定されている場合がほとんどです。

 

なお、生年月日とともに年齢を記載する場合、基準日に注意しましょう。提出日の年齢を記載する際もあれば、指定の日付での年齢を記載する場合もあります。間違えて年齢を記載しないことが大切です。

在職証明書の事項4:在職者の住所

在職者の住所は正確に記載しましょう。特に保育園への入所手続きなど、地域によって可否が決まる場合、住所の記載は重要視されます。したがって、転居などしていないか確実に確認しておくことが大切です。

 

また、住所を書く際には郵便番号や県名、マンション名を省略しがちになります。しかし、住所は市町村に提出している「現住所」を省略せず正確に記載しましょう。

在職証明書の事項5:採用した年月日

採用した年月日は和暦ではなく、西暦で記載するのがポイントです。エンジニア技術派遣の場合、雇用契約ではなく委託契約を締結していることも少なくありません。また、最近では非正規社員から正規社員に登用される社員もいます。

 

この場合、申請者に「何をもって採用した年月日」とするのか、提出先に確認するよう依頼しましょう。人事担当者の思い込みで記入すると、訂正が必要となることもあるので注意が必要です。

在職証明書の事項6:会社の捺印・印鑑欄

在職証明書には会社の捺印・印鑑欄が必要です。最近では押印行為を削減する流れが主流となりつつあります。しかし、在職証明書において会社印は、その内容を証明するものであることから必須だといえるでしょう。

 

在職照明者は社長が一般的ですが、明確な定めはありません。社長印を使用する場合、厳格な社内規定をクリアする必要があります。そこで、人事部長等権限保有者の押印で差し支えないか確認すると良いでしょう。

在職証明書を作成するときの注意点3つ

在職証明書を作成するには、いくつかの注意点を理解しておく必要があります。在職証明書は社員の生活に大きく関わるものです。また、個人情報が多く記載された書類になります。

 

したがって、誤記載を行わないことはもちろん、その取扱いには十分注意を払うことが大切です。ここでは、在職証明書を作成するときの注意点を3点に絞って解説します。

作成するときの注意点1:提出先によって求められる記載事項がある

在職証明書の記載事項は、提出先によって求められる項目が異なります。転職や保育園への入所手続き、住宅ローンの申し込み時など、在職証明書はあらゆる場面で必要です。

 

そのため、提出先が知りたい情報も様々になります。例えば、エンジニア委託の転職であれば、携わったプロジェクトやスキルが知りたい情報です。したがって、在職証明書の発行申請があった場合には、記載事項を事前に確認しておくことが重要だといえます。

作成するときの注意点2:外資系企業は英文の在職証明書を作成する

外資系企業に在職証明書を提出する場合、英文で作成することが求められます。英文で在職証明書を作成するときも、基本的な記載項目は日本語で作成するものと同様です。

 

しかし、英文に精通していないと、意外に作成には時間がかかります。そこで利用したいのが、記載項目を英文に差し替えた在職証明書のフォーマットです。1度作成しておけば、使い回しができますので、事前に作成しておきましょう。

作成するときの注意点3:個人情報の取り扱いに気を付ける

社員の氏名・住所や職歴を証明する在職証明書には、個人情報が多く記載されています。したがって、情報漏洩しないよう慎重に取り扱うことが重要です。

 

また、社員からの申請に対しても、十分に注意を払い、電話やメール、郵送などで申請された場合は、本人確認書類の写しなどの提出を求めましょう。さらに、在職証明書は本人への手交を基本とし、郵送の場合は「記録扱い」とすることが大切です。

在職証明書の発行・作成方法を確認しよう

在職証明書は人生の転機に必要な書類ですから、人事担当者は丁寧かつ適切に作成することが大切です。在職証明書には決まったルールがなく、記載事項については用途によって異なることを理解しておきましょう。

 

したがって、社員もしくは退職者から申請があった際には、事前に記載事項を確認しておくことが必須です。また、在職証明書をスムーズに発行・作成するには、既存のテンプレートを用意しておくと良いでしょう。