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Web会議導入ポイント7つ|おすすめ製品と人事での活用方法を紹介

Web会議とは?

Web会議とは、PCやスマホ、タブレットなどでインターネットを使って遠隔拠点と音声や映像、チャットなどでやりとりをするコミュニケーション機能と、資料やソフトウェアの共有機能を統合させた、新しいツールです。

 

Webブラウザを利用した会議システムで、多彩な機能の搭載が特徴でもあります。

 

Web会議について今回は、Web会議のシステム・ツールの機能やメリット、導入ポイントやおすすめの製品など紹介します。

Web会議のシステム・ツールの機能9つ

まずは、Web会議のシステム・ツールの機能についてです。先ほどWeb会議にはたくさんの機能があると書きましたが、実際にどのような機能があるのかを説明します。

 

今回は、代表的な9つのシステムツール機能を取り上げます。

Web会議のシステム・ツールの機能1:音声通話・ビデオ通話

1つ目の機能は、音声通話・ビデオ通話です。これはWeb会議の基本的な機能で、離れた場所にいる相手ともリアルタイムにコミュニケーションができる、Web会議の主幹となる機能です。

 

音声のみの通話や、カメラで画面に顔を映しながら話せるビデオ通話のどちらもでき、遠くにいる相手ともコミュニケーションがとれるのです。

Web会議のシステム・ツールの機能2:チャット機能

2つ目の機能は、チャット機能です。チャットとはメールと異なりインターネットを介してリアルタイムに会話する仕組みで、実際の会話と近い、短い分を頻繁にやりとりできます。

 

Web会議をしながらチャットも送ることができ、会議の進行を妨げることなく、会話や文面で情報が共有できます。

Web会議のシステム・ツールの機能3:画面共有

3つ目の機能は、画面共有です。Web会議の画面共有とは、PCやスマホ、タブレット端末など自分のモニターに映っている資料などの画面を参加者全員に共有する機能です。

 

その場で書き込みや編集が行えるのが特徴で、参加者全員でリアルタイムに一連の作業を確認しながら、会議を進めることが可能です。

Web会議のシステム・ツールの機能4:ファイルの送受信

4つ目の機能は、ファイルの送受信です。Web会議では、会議上でファイルの送受信が行えます。

 

会議中に使用した資料、メールでは送れないサイズの大きなファイルの受け渡しも簡単にでき、事前に共有をしなくても、会議中に行うこともできます。

Web会議のシステム・ツールの機能5:動画・音声の記録

5つ目の機能は、動画・音声の記録です。Web会議では、レコーディング機能が備わっており、開催する会議の録画・録音が可能です。

 

この機能を使って、当日会議を欠席した人とも会議内容を共有できます。さらに、会議議事録作成の手間も省け、欠席者も正確に会議内容を把握できるという大きなメリットがあります。

 

また、出席者が会議内容の見直しをするときもこの機能で再度共有すれば、簡単に会議内容を振り返ることが可能です。

Web会議のシステム・ツールの機能6:ドキュメントの共同編集

6つ目の機能は、ドキュメントの共同編集です。Web会議では、ExcelやWordなど様々なドキュメントを同時に共同編集可能な機能を持つものもあります。

 

また、Web会議ならではの機能として、「ホワイトボード」というものがあります。会議室のホワイトボードのように真っ白な画面に、共同で自由に書き込めるもので、こちらで共同編集をし、アイデアの共有ができます。

Web会議のシステム・ツールの機能7:スケジュール設定

7つ目の機能は、スケジュール設定です。Web会議では、事前にスケジュールを設定して会議を予約できます。

 

スケジュール設定で事前に参加者に招待状を送ることができ、主催者が当日参加者を招待する手間も省けますし、参加者も、送られてきた参加用のURLをクリックするだけで、ミーティングルームに入室できます。

Web会議のシステム・ツールの機能8:投票機能

8つ目の機能は、投票機能です。システムによっては、投票機能を持ったWeb会議のシステムもあり、投票機能を使うと、ミーティング中に参加者から回答を集められます。

 

会議参加者に質問やアンケートを実施できるので、別名「アンケート機能」とも言い、会議中や会議後に多数決をとり、ヒアリングで意見の集約を行い、集計ができます。

Web会議のシステム・ツールの機能9:モバイルデバイス対応

9つ目の機能は、モバイルデバイス対応です。Web会議システムには、モバイルでの接続に対応した専用ツールが附属しているものもあります。

 

PCとは別にandroidやiOSに特化した専用アプリがリリースされており、携帯などのモバイル端末でも、不自由なくアクセスできます。

Web会議のメリット6つ

Web会議システムのたくさんの機能を紹介しました。それでは、次はこのシステムを使用することによって、どんなメリットがあるのかを紹介します。

 

代表的な6つを取り上げますので、利用によってどのようなメリットがあるのかをみていきましょう。

Web会議のメリット1:インターネットとPCだけで簡単にできる

1つ目は、インターネットとPCだけで簡単にできることです。通常の会議ですと、会議室を予約し、プロジェクターや配布資料の用意など会議室のセッティングや設備の確認が必要です。

 

しかし、Web会議ですとインターネットとPCがあればどこでも主催・参加可能ですので、それらの用意は必要ありません。有線lanのみではなく無線lanでも接続できるため、Wi-Fiしかない環境でも利用できます。

 

また、PCのみではなく、モバイルデバイスでも接続できるオンライン会議もあります。

Web会議のメリット2:システムコストが低い

2つ目は、システムコストが低いことです。サービスによっては初期登録費用などが発生する有料なものもありますが、Web会議の初期費用は無料の場合が多く、低コストで済みます。

 

テレビ会議のようにモニターや専用回線なども必要としませんので、その費用も必要ありませんし、クラウド型であれば、サーバー設置費もかかりません。

 

オンプレミス型を利用する場合は、サーバーの設置費用やメンテンナンス費が必要となりますが、Web会議システムはシステムの利用料を支払えば運用できるため、通常会議やテレビ会議と比べると大幅にコストを抑えられるメリットがあります。

Web会議のメリット3:移動時間の削減

3つ目は、移動時間の削減ができることです。通常会議の場合は、営業先や社内の別部署など会議の開催場所が決まっており、そこに出向き、対面会議をする必要がありました。

 

しかし、Web会議では環境が整っていればどこでも参加可能ですので、その移動が不要となり、移動時間を削減できます。

 

このことにより、移動時間を別の業務時間に充てることができ、より効率的に仕事に取り組めます。

Web会議のメリット4:出張にかかるコストの削減

4つ目は、出張にかかるコストの削減です。出張の代わりにWeb会議を利用することで、必要最低限の回数に減らせます。

 

Web会議にWebカメラを利用すれば、必要な話し合いを顔を見ながらできますし、回数を減らすことによって、交通費・宿泊費などのコストを削減することができます。

Web会議のメリット5:素早い意思決定が可能

5つ目は、素早い意思決定が可能となることです。

 

通常の会議室だと、特に大人数の場合、場所の確保や参加メンバーのスケジュール合わせで、すぐに会議が開催できず、急ぎの案件さえ決定できないことがあります。

 

しかしWeb会議では、アカウントやシステムによりますが、100人から1000人のユーザーの会議参加が可能で、素早い意思決定ができます。また、大人数のセミナーや研修なども気軽に開催できます。

Web会議のメリット6:素早い情報共有が可能

6つ目は、素早い情報共有が可能になることです。Web会議には、情報共有を補助する機能がたくさん搭載されています。

 

通常の会議では、資料や会議で決定した事柄、業務内容の変更など共有するためには、議事録をまとめ、それをPDF化しメールや印刷して共有するため、即座に共有することは難しいです。

 

しかし、Web会議であれば、すぐに発信ができ、Web会議システム上ですぐに共有できます。

Web会議を導入するポイント7つ

それでは、実際にWeb会議を導入する際は、どんな点に注意して導入すればいいでしょうか。Web会議を導入するうえで確認すべきポイント7つを紹介します。

 

注意点をしっかり確認し、自分の目的に合ったシステムを導入し活用しましょう。

Web会議を導入するポイント1:接続は安定しているか

1つ目は、接続の安定性です。通信環境はWeb会議をするうえで通信速度などを左右する重要な要素であるため、安定させることは導入する際の重要なポイントのひとつです。

 

安定性のチェックには、ツールのネットワーク接続状態と接続環境の確認が必要です。

 

ツールには、動作環境、推奨環境があり、満たしていないデバイスで接続すると、遅延などうまくいかない場合があります。導入する前に接続するデバイスとツールの環境が合っているのかの確認が必要です。

Web会議を導入するポイント2:機能をチェック

2つ目は、搭載されている機能をチェックすることです。基本的な機能はおおよそ同じですが、システムによって、導入されている機能の内容や仕様は多少異なってきます。

 

そのため、導入前には搭載されている機能をチェックして、必要な機能と比較確認する必要があります。

Web会議を導入するポイント3:使いやすさをチェック

3つ目は、機能の使いやすさをチェックすることです。いざWeb会議を導入しても使いにくければなかなか浸透しませんので、Web会議には簡単に会議を開催したり参加したりできる手軽さが必要です。

 

そのため、システムを導入する際は、全ユーザーが容易に操作できる仕様のものを導入することが大切です。

Web会議を導入するポイント4:セキュリティ対策はしっかりしているか

4つ目は、セキュリティ対策をチェックすることです。インターネットを使用する以上セキュリティの脅威に晒され、事故が起こるリスクは否めません。

 

Web会議システムの導入にあたり、セキュリティ対策についてしっかりチェックする必要があります。Web会議システムには、暗号化機能や端末承認機能、入室セキュリティコードなど様々な対策が備えられていますので、導入前に搭載されている機能を確認しておきましょう。

Web会議を導入するポイント5:何人が同時接続できるか

5つ目は、同時接続が何人できるのかをチェックすることです。Web会議するにあたって、何人までがアクセスができるのかは使用するうえで重要な項目です。

 

同時接続人数はシステムツールによって異なり、上限が決まっているものもありますので、自分の目的・用途に合った人数が同時接続可能かのチェックは重要です。

Web会議を導入するポイント6:インストールや設定は簡単であるか

6つ目は、インストールや利用開始までの設定が簡単にできるかをチェックすることです。

 

いざ運用を始めようとしても、インストールや初期設定が難しければ導入のハードルが上がりますので、簡単かチェックすることでシステムの展開速度がアップします。

 

これは、導入時にぜひ確認しておきたいポイントのひとつです。

Web会議を導入するポイント7:費用対効果を検討

7つ目は、費用対効果を検討することです。Web会議を導入することによって発生する利益と導入することによって発生するコストやリスクを比較したときに、マイナス面が大きければ導入した意味がありません。

 

Web会議を導入するにあたって、かかる費用は少ないのですが、Web会議に使用するカメラやイヤホンマイク、USBマイクなどのWeb会議マイクの導入費用等無料でないものは多少あり、その分コストがかかります。

 

そのため、導入時には導入してメリットがあるのか、効果があるのかをしっかり検討し、見極める必要があります。

Web会議システム・製品おすすめ13選

ここまでWeb会議全体についてみてきました。

 

次に、導入する際のおすすめWeb会議システム・製品を紹介します。

 

実際に取り入れる際に、どのシステムを使えばいいのか悩まれる方もいると思います。ぜひ参考にしてください。

Web会議システム・ツールおすすめ1:Zoom

1つ目のおすすめは、「Zoom」です。基本プランは無料で、1対1のミーティングは無制限、グループミーティングでは最大人数100人、最大時間40分に対応しています。有料プランにすれば、最大で1000人まで参加可能になり、クラウドストレージを無制限にもできます。

 

プランも複数あるので、ニーズに適したプラン選択が可能です。また、様々なセキュリティ対策機能の搭載や10年分のアーカイブ、画面共有と共同注釈、ファイル共有やアンケート機能、質疑応答機能など様々な機能を搭載しています。

Web会議システム・ツールおすすめ2:Whereby

2つ目のおすすめは、「Whereby」です。特徴としては、アプリのインストールの必要がなく、毎回同じ会議リンクでアクセス可能になり、YouTubeやGoogleドキュメントで共同編集も可能です。

 

無料プランでは1ユーザー1部屋のみ使用で最大4人参加ですが、有料にすると最大50人まで参加可能となり、無料時にはできなかった録音機能や優先的なサポートを受けられるようになります。もちろんすべての会議は暗号化されています。

 

また、各会議の入室は許可制で有料プランであれば、会議室と待機室のロゴと色をカスタマイズすることも可能です。

Web会議システム・ツールおすすめ3:Google Meet

3つ目のおすすめは、「Google Meet」です。基本料金は無料ですが、有料にすることで高度な機能を追加して利用することができます。無料でもGoogleアカウントさえあれば、100名まで参加可能のオンライン会議を最長60分利用可能です。

 

また、有料にすれば組織内外ユーザー250名まで参加可能な会議の開催やドメイン内の10万人までのユーザーが視聴可能なライブ配信などもできます。あらゆるデバイスに対応したり、自動字幕起こし機能やレイアウト変更機能、主催者向けの管理機能も搭載されています。

Web会議システム・ツールおすすめ4:ISL Online

4つ目のおすすめは、「ISL Online」です。1ライセンスでも使用できる豊富な機能や高度なセキュリティ、リーズナブルでクラウドもオンプレミスも利用できる柔軟さが特徴です。

 

Web会議のみではなく、ワンタイム接続や常時接続で使えることが特徴です。ライセンス購入プランも豊富です。

 

Web会議の専用ツールではなく、リモートコントロールのツールの中にWeb会議の機能が含まれるようになるので、Web会議のみではなく、ワンタイム接続や常時接続を利用したい方におすすめです。

Web会議システム・ツールおすすめ5:V-CUBEミーティング

5つ目のおすすめは、「V-CUBEミーティング」です。高品質のクラウド型Web会議サービスであり、料金は導入目的や課題、環境をヒアリングして最適なプランを提案しています。

 

Office365との連携やマルチデバイスの対応、画面共有やリアルタイム翻訳など、多彩な機能を取り揃えています。

Web会議システム・ツールおすすめ6:Microsoft TEAMS

6つ目のおすすめは、「Microsoft Teams」です。機能が限定されている無料版とMicrosoft365の1つとして提供されている有償版の2つの種類があります。

 

1対1の個人チャットや数人でグループチャットを行う通話、リアルタイムにできる共同編集、チームづくり行えるWeb会議やライブイベントなど多様な機能があります。セキュリティ対策やいろいろなカスタム設定もあるのが特徴です。

Web会議システム・ツールおすすめ7:Skype Meet Now

7つ目のおすすめは、「Skype Meet Now」です。サインアップやダウンロード不要で、ビデオ会議を開催できます。会議の有効期限もなく、事前に会議を作成しておけば、いつでもアクセスできます。

 

通話は最大50人参加でき、通話記録も最大30日間保管されます。無料の上、あらゆるデバイスで使用できるWeb会議サービスです。

Web会議システム・ツールおすすめ8:FRESH VOICE

8つ目のおすすめは、「FRESH VOICE」です。FRESHVOICEシリーズには、Web会議システムをベースに様々な機能を搭載した4製品があり、2種類のWeb会議システムやウェビナーツール、遠隔相談システムがあります。

 

マルチデバイスに対応しており、複数の拠点で同時発言が可能で、セキュリティ対策がしっかりしていて音声も途切れないWeb会議システムです。有料ではありますが、無料トライアルもありますので、試してみるのも良いかもしれません。

Web会議システム・ツールおすすめ9:Slack

9つ目のおすすめは、「Slack」です。無料のプランと有償プランがあるWeb会議システムです。

 

無制限のチャンネル数、すぐにアクセスできるメッセージアーカイブ機能、仕事ツールなどが特徴です。ファイル共有や豊富なセキュリティ対策もあり、コミュニケーションをまとめられるのもメリットのひとつでしょう。

Web会議システム・ツールおすすめ10:Cisco Webex Meetings

10個目のおすすめは、「Cisco Webex Meetings」です。4万人を超える人と会議ができるので、人数を気にせずWeb会議をすることができます。

 

無料と有償プランがあり、ウェビナーやWebキャスト、オンライン学習、リモートサポートの利用に使用可能です。

Web会議システム・ツールおすすめ11:LiveOn

11個目のおすすめは、「LiveOn」です。高音質・高画質でスマートフォン・タブレットにも対応しており、料金体系は「クラウド型のASP版」と「オンプレミス型のイントラパック版」があります。

 

他のユーザーとファイルを共有できる資料共有やホワイトボード機能など、多彩な機能が搭載されているのも特徴です。

Web会議システム・ツールおすすめ12:Calling

12個目のおすすめは、「Calling」です。ダウンロード不要でオンライン化する、Web会議システムです。1対1のビデオ通話や、小中規模のWeb会議などが可能で、シンプルで簡単に操作ができるのが特徴です。

 

シンプルではありますが、定額で通話無制限にでき、もちろん、画面共有・資料共有や録画録音機能、共有メモ、ホワイトボード機能、アンケート機能などの機能搭載もあります。

Web会議システム・ツールおすすめ13:Chatwork

13個目のおすすめは、「Chatwork」です。社内外の誰とでもつながれる点や高いセキュリティ水準、サービスとの連携などが特徴的で、無料プランと有償プランがあります。

 

タスクやファイル、コンタクトの管理機能やチャットやビデオ・音声通話機能もあります。専用のモバイルアプリもありますので、マルチなデバイスでアクセス可能です。

人事で活かせるWeb会議の活用方法5つ

いろいろな機能やメリットシステムをみてきましたが、人事で活かせる活用方法には一体どんなものがあるのでしょうか。

 

今回は5つの具体例をあげて紹介していきます。導入後の運用の参考にご覧ください。

人事で活かせるWeb会議方法1:オンライン面接

1つ目は、「オンライン面接」です。コロナ禍中、なかなか採用面接ができない状況で、役に立つのがこのWeb会議です。

 

Web会議を使用すると、どこでもすぐに面接ができるので、感染リスクを軽減させるとともに、居住地が会場から遠い人や面接日時に来られない人も、気軽に面接ができます。そのため応募者数が増え、より多くの人材を集められます。

 

また、面接にかかる業務時間やコストを抑えることも可能です。

人事で活かせるWeb会議方法2:オンライン人事面談

2つ目は、「オンライン人事面談」です。オンラインにすると、面談内容の共有・見える化が可能となり、面談内容を見返すことによって、より客観的に対応できます。

 

個々のメンバーに合わせた教育やフォローの実現が可能で、オンラインによって、聞いた内容の整理や面談のアンケート等を、はやく簡単にできます。どこでもできるので、出張等が多く、なかなか日程調整できない場合でも対応することが可能です。

人事で活かせるWeb会議方法3:オンライン社内研修

3つ目は、「オンライン社内研修」です。オンラインで行うことによって、本社以外の地方にいる従業員も、同じタイミングで同じ研修を受けられるので、教育の格差を埋めることができます。

 

研修のために出張する必要がなくなるので、コストも抑えられます。また、研修を録画することによって、何度でも閲覧することができるので、気軽に復習が可能です。

人事で活かせるWeb会議方法4:在宅勤務者のサポート

4つ目は、「在宅勤務者のサポート」です。Web会議システムを使うことによって在宅勤務者のサポートを簡単にできます。

 

Web会議システムにある画面共有によって、操作がわからない場合も画面を見ながらサポートが可能です。

 

リモート制御を渡すこともでき、代わりに画面を操作することもできます。

人事で活かせるWeb会議方法5:メンタルヘルスチェック

5つ目は、「メンタルヘルスチェック」です。お互いに顔を見ながら会話できるので、社員のメンタルヘルスチェックや休職者のケアに向いています。

 

遠い場所に転勤になった社員のケアや、休職者のケア・サポート、社員全体のメンタルヘルスチェックなど、社内チャットでメンタルヘルスケアチェックをPRしたり、相談を受け付けたりすることも可能です。

Web会議を導入して業務の効率化とコスト削減をはかろう

Web会議システムのツールの利用方法、メリット・機能、活用方法などを取り上げてきましたが、ご理解いただけたでしょうか。Web会議システムには、様々な機能があり、導入することで業務効率化やコスト削減などたくさんのメリットがあります。

 

活用方法も様々ありますので、人事の仕事などに取り入れ、今後の業務やコミュニケーションに役立てるように利用してみてはいかがでしょうか。

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