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リモートワークを導入するためにやるべきこと5つ|メリットも紹介

リモートワークとはどんな働き方?

リモートワークとは時間や場所にとらわれない働き方のことで、「遠く離れた場所」を意味する「remote」と「仕事」の「work」を組み合わせてつくられた言葉です。

 

パソコンやスマートフォンを活用することで、どこでもいつでも制約を受けずに柔軟に働くことができます。オフィスに行かず自宅や共有スペースで仕事ができるので、通勤のストレスなども軽減されます。

リモートワークとテレワークの違いとは?

リモートワークとテレワークの言葉の意味に大きな違いはありません。テレワークは「遠くの」を意味する「tele」と働くの「work」を組み合わさった言葉です。どちらも特定の場所を設けず仕事をするという意味です。

 

テレワークは個人事業主やフリーランスで使われ、リモートワークは企業に属する社員に対して使われるとも言われていますが、日本では明確に区別されてはいないといえるでしょう。

テレワークは5つの働き方のことを指す

ここでは、テレワークの働き方について解説します。テレワークと呼ばれる働き方は在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィスなどで働くことを言います。

 

聞いたことはあるけどそれぞれの違いはいまいち分からない、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。詳しく説明していきます。

テレワークの働き方1:在宅勤務

在宅勤務は会社に出社せず自宅で働くテレワークです。文字通り在宅で仕事をすることです。社内の人とのやりとりは自宅に備えられているインターネット環境を通して、パソコンやスマホなどからオンラインで連絡を取ります。

 

在宅勤務の場合は、会議もオンラインで行います。通勤や身支度の時間を削減できるため、家事など別のことに時間を使うことができます。リモートワークも在宅勤務を内包した言葉です。

テレワークの働き方2:モバイルワーク

モバイルワークとはクライアント先やカフェ、出張先などを就業場所として働くことです。基本的に特定のオフィス外で働くことで、就業場所は問いません。移動中の電車の中などでも仕事ができることが特徴です。

 

モバイルワークはICTを活用して時間や場所にとらわれず働くテレワークのひとつで、在宅勤務とは異なります。業務効率化ができるメリットがある一方、セキュリティリスクが高まるといったデメリットもあります。

テレワークの働き方3:サテライトオフィス

サテライトオフィスは、会社以外のオフィススペースを利用して仕事をするテレワークです。サテライトオフィスはスポットオフィスや専用サテライト、レンタルオフィスなどの施設を利用します。

 

郊外に自宅がある人でも働きやすいリモートワークの形態です。

テレワークの働き方4:クラウドソーシング

クラウドソーシングは、発注者がインターネットを介して依頼したい業務の応募者を募ります。そして、応募者の中から実際に仕事をしてほしい人を選定し依頼します。必要なときに必要な人材を気軽に確保することができるため、クラウドソーシングを活用する企業が増えています。

 

打ち合わせは、スカイプやメールなどを利用してオンラインで行われるのが一般的です。クラウドソーシングはオンラインで完結するので働く場所は関係なく、発注者・受注者双方にメリットがある働き方です。

テレワークの働き方5:ノマドワーク

ノマドワークとは、決まったオフィスやデスクで働くのではなく、さまざまな場所に渡り歩いて働く人のことです。「遊牧民」を意味する「nomad 」と、「労働者」を意味する「worker」という言葉を組み合わせた言葉です。

 

決まった場所を持たないことを、遊牧民や放浪者に例えています。主な働き方は、ノートパソコンやスマホを用いて仕事をします。代表的な場所は、カフェやコワーキングスペースなどです。

リモートワークを導入するためにやるべきこと5つ

ここからは、企業が避けて通れないリモートワークを導入する際にやるべきことについて解説します。リモートワークを導入するためには、準備や基礎知識が必要です。また、導入するにあたってあらかじめ課題を洗い出しておくことも大切です。

 

リモートワーク導入にあたりまずやっておくべきことは方針を明確にすること、ガイドライン作成、導入前にリモートワークの研修を行うことです。詳しく解説するので理解しておきましょう。

やるべきこと1:リモートワークを導入する目的を明確にする

リモートワークを導入するなら、まずはリモートワーク導入の目的を明確しましょう。具体的な理由は、通勤時間を削減し本業に集中してもらいたい、出産離職や介護離職を減らしたいなど多岐に渡ります。

 

また、リモートワークを導入することを社員にアンケートを取ることも良いでしょう。現場の声を聞くことで、より具体的に実現することが可能です。

やるべきこと2:方針を全体に周知する

リモートワーク導入が決まったら、方針を全体に周知しましょう。そして、全体に周知した後もアンケートを取ると良いでしょう。前提となる施策を周知し、肉付けしていくことでスムーズにリモートワークを導入することができます。

 

ICT環境の調整やセキュリティ問題、勤怠問題など課題が挙げられるので、一つ一つ解決することでより快適にリモートワークが実施できます。

やるべきこと3:就業規則を定める

リモートワークに関する就業規則を定めていきましょう。内容はリモートワークを行う対象者や勤務場所、服装などの規程です。また、オフィス勤務では管理も容易だった労働時間や休憩時間、出退勤の入力方法、通信費や経費の取り決めなどです。

 

リモートワークの場合は監視の目が無いので、自分で裁量を決める必要があります。業務効率を上げ、成果を上げられるよう就業規則を決めておくと良いでしょう。

やるべきこと4:コミュニケーション方法を確認

リモートワークを導入する際は、社員同士や上司とのコミュニケーション方法を定めておきましょう。例えば週に1度は全体会議を行う、朝会や終礼を定期的に行うなどアウトプットする場を設けると良いでしょう。

 

また、当初の目的は達成されているか、社員満足度は向上しているかなどアンケートやヒアリングを行い検証することも大切です。特に管理職は勤怠管理やタスク管理、ミーティングの方法などを在宅社員と会社の間で取り決めておく必要があるでしょう。

やるべきこと5:リモートワークの研修を実施

リモートワークを導入する際は、あらかじめ研修を実施しましょう。新しいシステムの導入や、今までのやり方と変わることも多いです。

 

実際にリモートワークが始まったときにトラブルが起きないよう研修を行い、ルールやシステムの使い方はしっかり理解し共有しておきましょう。

リモートワークのメリット・デメリット

ここからは、リモートワークのメリットとデメリットについて解説していきます。リモートワークは会社側にも、社員側にもメリットとデメリットがあります。

 

良いところだけに目を向けるのではなく、導入した際のデメリットについても理解しておきましょう。

リモートワークのメリット6つ

リモートワークのメリットについて紹介します。リモートワーク導入を目指す企業が増えている理由は、優秀な人材の確保や離職率の低下、業務効率化の向上など多くのメリットがあるからです。

 

今までは働く時間や場所に縛られていた仕事でも、リモートワークを導入することにより柔軟に働くことができます。

リモートワークのメリット1:優秀な人材の確保

昨今、働く人口が減り人材難と言われています。そんな中リモートワークは柔軟な職場環境を提供できる魅力的な働き方です。働く世代、そして優秀な人材は柔軟な働き方を望み、リモートワークを積極的に使いたいと考えています。

 

また、若い世代には当たり前な働き方で、リモートワーク制度を導入している企業を選びやすい傾向にあります。企業としても地理的な制約から開放され、広範な地域から人材採用できるというメリットがあります。

リモートワークのメリット2:退職率の低下

多くの企業で問題となっている社員の離職についても、リモートワークのようなフレキシブルな制度を提供することで、解決の一助となるケースがあります。

 

今まで結婚や出産、介護など働く時間や場所で離職をせざるを得ない場合がありました。しかし、リモートワークを導入することで業務を続けられるようになり、優秀な人材の流出を防ぐことができます。また、社員の定着率が向上すれば採用コストの削減にもつながります。

リモートワークのメリット3:業務への集中力向上

リモートワークはこれまでオフィス勤務では避けられなかった制約を受けずに、業務のスケジュールや使用ツール、働く場所などを工夫することができます。自分の性格に合うやり方を見つけることで、業務への集中力が向上します。

 

仕事のパフォーマンスを上げる方法を日々工夫することができれば、生産性は上がるでしょう。また、会社の同僚や上司との雑談、長時間の会議などがなくなり仕事へ集中することができます。

リモートワークのメリット4:仕事のパフォーマンス向上

リモートワークを導入すれば「通勤」という概念がなくなり、結果として生産性向上を期待できます。

 

通勤時間が長くなると睡眠時間が短くなり、ストレスも増加しやすくなるのはイメージしやすいでしょう。また、リモートワークにすることで無駄な会議や雑談が減り、仕事に集中する時間が増えることも期待できます。

 

さらに、リモートワークによる業務の効率化で得られた時間はプライベートの活動にあてることが可能となるので、ワークライフバランスが得られ業務に対するモチベーションアップや、質の向上も見込めるでしょう。

リモートワークのメリット5:通勤の時間やコストを削減

郊外から都心に通勤している人が通勤ラッシュのストレスから解放されることは、大きなメリットです。

 

リモートワークで在宅勤務を導入すると、社員の通勤時間はゼロになるため、通勤費や交通費が抑えられるという企業側のメリットがあります。また、オフィス勤務では常に発生する光熱費などの諸経費削減にもつながるでしょう。

リモートワークのメリット6:モチベーションアップ

リモートワークを実施している社員は、仕事に対する満足度が高い傾向にあります。自分で業務時間などを自由に設定したり、気分転換に働く場所を変えたりと仕事以外での刺激も増えます。

 

また、家族や友人とのプライベート時間も増えるため、モチベーション増大につながり仕事の効率性が向上します。

リモートワークのデメリット4つ

ここからは、リモートワークのデメリットについて解説していきます。リモートワークは基本的に一人で自宅やコワーキングスペースで仕事を行うので、コミュニケーション機会が減り、孤独になりやすいというデメリットがあります。

 

また、自分でスケジュール管理をしないと逆に生産性が下がることもあるので、自分に向いているか向いていないかを考えるきっかけにもなります。

リモートワークのデメリット1:コミュニケーションの低下

リモートワークによって社員同士、上司と直接会話をする機会は減ります。直接的なコミュニケーションが減ると、長すぎる会議や雑談が減るだけでなく、信頼関係を築くために必要なコミュニケーションも省かれてしまう可能性があります。

 

仕事はグループや部、課を通して行うのでコミュニケーションが減ってしまうことは仕事効率を下げることにもつながります。Web会議システムやチャットツールを取り入れることで、リモートワークであることを意識させない工夫が求められます。

リモートワークのデメリット2:定期的な報告が必要

リモートワークを実施することで、日々の業務進捗や成果が分かりにくくなります。また、トラブルが発生したときもすぐに対応できないなどのデメリットも生じてしまうことがあります。

 

リモートワークの場合は、成果報告や行った業務について定期的に報告する必要があります。出社していればすぐに確認できていたことも、わざわざ報告時間を設けなければいけないので煩わしいと感じる方もいるでしょう。

リモートワークのデメリット3:実務をしている時間の把握が難しい

リモートワークは実際の労働時間を把握しづらく、オフィスで働く以上に時間を使ってしまっているというパターンもあります。仕事が残っていれば定時を過ぎた後でも仕事をしてしまう、つい仕事用のパソコンを使ってしまうなど悪いスパイラルに陥ってしまいます。

 

毎日の日報はもちろんですが、こまめな業務報告をするなど対策が必要になります。始業や休憩、就業時間をメールやチャットで報告したり、勤怠管理ツールを導入するのも有効です。

リモートワークのデメリット4:自己管理徹底が必要

リモートワークは業務の進め方やモチベーションの維持が各社員に委ねられるケースが多く、自分自身で時間管理をしなければいけません。逆に誘惑に負けやすいなど自分で管理が苦手という方にとっては難しいと言えます。

 

リモートワークでは通常生産性の向上が期待できますが、仕事の取り組み方次第によっては効率が下がることもあります。リモートワークにしたら成果が出なくなった、集中できないという場合もあるので注意が必要です。

リモートワークが注目されている理由4つ

リモートワークはインターネット環境の発展とともに、多くの企業で採用されています。また、昨今は柔軟に働けるというメリットからリモートワークのある企業への応募が増えています。

 

リモートワークが注目される理由は、導入企業が増え成功事例が増えたことや、助成制度が充実していることが挙げられます。詳しく解説していくので参考にしてください。

注目されている理由1:導入成功例が複数ある

リモートワークを導入することによって、離職率の低下や生産性がアップしたなど成功事例のある企業が増えました。また、IT企業だけでなく製造業や食品業など多種多様な業界において、リモートワークが導入されていることも注目されています。

 

成功例は、育児期や介護期にある社員が仕事と育児・介護の両立を上手に行っていることがあります。さらに、家族との時間が増え男性も育児に参加できる時間が増えたことも良い点です。

注目されている理由2:成功例からノウハウがある

リモートワークの導入企業は増え続けており、利用年数も増えているので成功事例蓄積されています。

 

例えば映像制作会社の場合、制作や宣伝の部署を中心にポケットWi-Fiを支給し、いつでもどこでも安全で効率的仕事ができる環境を整えており、社員の生産性が上がったというノウハウがあります。

 

また、ある不動産会社は早くからリモートワークに取り組んでおり、およそ7割の社員が業務効率の向上を実感したといった事例も報告されています。

注目されている理由3:助成制度が増加している

国や市区町村では、リモートワークを推進するための助成制度が増加しています。国がなぜ助成金を支払ってまでもリモートワークを推進しているかというと、働き方改革の一環として老若男女誰もが活躍でき、人口減少や労働力不足を解消した社会を目指しているからです。

 

国の助成制度を上手く活用することで、スムーズにリモートワークを導入できる環境が整えられています。を整えることができます。

注目されている理由4:オフィスが不要の職種もある

企業の職種の中には、オフィス出社の必要はないものがあります。今まではオフィスに出社して仕事をすることが当たり前とされてきましたが、そうした認識も薄れ、リモートワークでできるビジネスに移行しつつあります。

 

プログラマーなどのエンジニアは、必要なツールやアプリケーションが入ったパソコンとインターネット環境さえあれば、どこでも仕事ができます。雑誌やWebサイトの文章を書くライターや編集の仕事も、パソコンがあればできる仕事です。

リモートワークをしっかりと理解した上で導入するか検討しよう

リモートワークを導入すると、優秀な人材の確保や企業イメージの向上など、さまざまな恩恵を受けられます。

 

しかし、職種によってはリモートワークに適していない可能性もあります。スムーズにリモートワークを実現するためにも導入前にはしっかりとした精査が必要です。

 

リモートワーク導入を成功させるためにはルールづくりやセキュリティ対策だけではなく、企業、社員双方の意識改革が必須であることを正しく理解しましょう。

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