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業務効率化を図る手法12選|効率化が必要な理由とポイントも紹介

業務効率化とは?

業務効率化は多くの企業が抱える課題で、業務を効率化することで生産性の向上や、業務のムダをなくすことなどの効果が期待されます。

 

昨今の働き方改革の促進や労働力人口の低下により、人手不足や生産性の向上などの課題に対処するためにも、業務効率化は多くの企業で取り入れられています。

 

業務のムダ・ムリ・ムラをなくして、より製品やサービスを提供するためにも、業務効率化を図る必要があります。

生産性の向上

業務効率化を図ることで、生産性の向上などのさまざまな効果を見込めます。

 

業務におけるムダ・ムリ・ムラをなくすことで、業務に必要なコストや労力を抑え、業務効率化を実現していますが、業務効率化と同時に生産性の向上も見込めます。

 

業務における労力やコストを削減することで、少ない労力でも高いパフォーマンスを出せるようになり、生産性の向上につながっていきます。

働き方改革の促進

業務効率化は、労働者の立場からは働き方改革の促進につながり、会社と家庭の両立がしやすくなります。

 

働き方改革には、長時間労働の是正や柔軟な働き方の促進、賃金引き上げと労働生産性向上などの取り組みがあり、業務効率化を図ることでさまざまな働き方にも対応できるようになり、働き方改革の促進にもつながっていきます。

業務の効率化が必要な理由5つ

ビジネスにおいて業務効率化は重要で、業務効率化が必要な主な理由として、5つのものが挙げられます。

 

具体的には、コスト削減、労働時間の短縮、ライフワークバランスの実現、優秀な人材の確保、クリエイティブな業務時間の確保の5つで、どれも業務効率化により見込まれる効果です。

 

ここでは、業務の効率化が必要な主な理由について、5つ紹介していきます。

業務の効率化が必要な理由1:コスト削減

1つめの業務の効率化が必要な理由は、コスト削減です。

 

業務効率化を実現することによって、従業員ひとりひとりの作業量が減り、不要な残業や休日出勤などの機会も減るので、人件費や光熱費などのコストを削減できます。

 

具体的には、書類のペーパーレス化により不要なコストや労力を削減したり、自社で賄っていた業務をアウトソーシングすることで業務にかかるコストを削減したりします。

業務の効率化が必要な理由2:労働時間の短縮

2つめの業務の効率化が必要な理由は、労働時間の短縮です。

 

業務のムダ・ムリ・ムラが多いと、従業員ひとりひとりの仕事量が多くなってしまい、時間内で仕事を終えられずに残業や休日出勤などの労働時間が多くなってしまいます。

 

業務効率化により、業務のムダ・ムリ・ムラをなくすことで、従業員の労働時間を短縮するとともに、生産性の向上などの効果が期待できることでしょう。

業務の効率化が必要な理由3:ライフワークバランスの実現

3つめの業務の効率化が必要な理由は、ライフワークバランスの実現です。

 

業務効率化をすることで、労働時間の短縮や労働に対する負担を軽減できるので、家庭と仕事の両立やライフワークバランスの実現ができるようになります。

 

ライフワークバランスを実現できれば、従業員の仕事に対するモチベーションアップにもつながり、将来的な業績の向上などのさまざまな効果が見込めることでしょう。

業務の効率化が必要な理由4:優秀な人材の確保

4つめの業務の効率化が必要な理由は、優秀な人材の確保です。

 

業務効率化により従業員のモチベーションを高められれば、従業員ひとりひとりが働きやすくなるだけではなく、会社への信頼感を持てるようになり、優秀な人材が流出してしまうのを防げることでしょう。

 

また、従業員ひとりひとりが安心して働ける環境を作れば、より優秀な人材の獲得もできるようになることでしょう。

業務の効率化が必要な理由5:クリエイティブな業務時間の確保

5つめの業務の効率化が必要な理由は、クリエイティブな業務時間の確保です。

 

業務効率化によりムダ・ムリ・ムラをなくすことで、ひとつひとつの仕事をより速く正確に、そしてよりシンプルに進められるようになり、ひとつひとつの仕事への負担を軽減できます。

 

仕事の効率が上がれば、他の業務に割ける時間も増え、よりクリエイティブな業務時間を確保できるようになり、業績のアップにもつながることでしょう。

業務効率化を図る手法12選

業務を効率化させることは大切で、業務効率化を図る手法にはさまざまなものがあります。

 

例えば、ムダな業務の洗い出し、ワークフローの見直し、システム化させること、外注化できる部分を見極めること、自動化させること、マニュアル化させること、リモートワークの活用、専門家による判断を仰ぐことなどのさまざまな手法があります。

 

ここでは、業務効率化を図る手法について、12個紹介していきます。

業務効率化を図る手法1:ムダな業務の洗い出し

1個めの業務効率化を図る手法は、ムダな業務の洗い出しです。

 

企業が取り組んでいるさまざまな業務の中には、少なからずムダな業務があり、普段の業務を見直してムダな業務を洗い出すことは、業務効率化を図るための基本的な手法です。

 

普段の業務を時間ごとに書き出したりして、どのように業務に取り組んでいるかを見直し、必要のない業務や業務に割く人員が多すぎることなどの問題について、見える形にすることが大切です。

業務効率化を図る手法2:ワークフローの見直し

2個めの業務効率化を図る手法は、ワークフローの見直しです。

 

業務についての一連の流れであるワークフローを見直すことで、必要な備品の購入申請などの作業における事務手続きなど、ムダな作業を削減できます。

 

例えば、申請や承認が必要な業務の際に、紙の申請書ではなくワークフローシステムを採用して、申請や承認などの作業の流れを自動化し、申請書を探したり運んだりする手間を省くなどの方法があります。

業務効率化を図る手法3:システム化させる

3個めの業務効率化を図る手法は、システム化させることです。

 

従業ひとりひとりの技術や能力には個人差があり、同じ業務でも作業効率やクオリティの差が出てしまうことがあるので、ITなどを活用してシステム化させることで、誰でも同じ成果を生み出せるようになり、業務を効率化できます。

 

また、システム化をしていれば、一人の従業員だけに頼りきりになってしまうというリスクも避けられます。

業務効率化を図る手法4:外注化できる部分を見極める

4個めの業務効率化を図る手法は、外注化できる部分を見極めることです。

 

労務管理などの専門外の業務をしなければならず、従業員が本来するべき業務に集中できなくなるなどの課題がある場合には、業務の外注化などにより社外の資源を活用することも大切です。

 

従業員に任せるよりも外注する方が割安な業務など、外注化できる部分を見極めることで、業務効率化を図れることでしょう。

業務効率化を図る手法5:自動化させる

5個めの業務効率化を図る手法は、自動化させることです。

 

日々の業務の中には、単純な作業や同じことを繰り返すような作業もあり、決まりきった作業を自動化することで、従業員ひとりひとりの作業時間を短縮させられるようになり、業務を効率化できます。

 

自動化のためのソフトウェアを導入して単純な作業を自動化したり、AIの技術を導入してより複雑な業務を自動化したりできます。

業務効率化を図る手法6:マニュアル化させる

6個めの業務効率化を図る手法は、マニュアル化させることです。

 

従業員ひとりひとりの業務のクオリティを均一にして、誰でもある程度の業務ができるようにするために業務をマニュアル化させることで、業務効率化を図れます。

 

マニュアルには、業務で使用する資料の規格や作業の方法などの内容が書かれていて、紙媒体や電子媒体などで見やすいマニュアルを作成することで、より高い効果を得られることでしょう。

業務効率化を図る手法7:リモートワークの活用

7個めの業務効率化を図る手法は、リモートワークの活用です。

 

リモートワークによって、自宅や社外のワーキングスペースからインターネットを通して働けるようにすれば、会社から離れた場所に住んでいる人や、短時間だけ勤務したい人などの通勤の負担を削減できます。

 

通勤の負担を削減できれば、通勤に充てていた時間を他の業務に使ったりでき、人材の有効活用をできるようになることでしょう。

業務効率化を図る手法8:専門家による判断を仰ぐ

8個めの業務効率化を図る手法は、専門家による判断を仰ぐことです。

 

業務効率化のために何から始めたら良いのかわからない場合には、専門的な知識を持つ、経験豊富な業務効率化のコンサルティングサービスなどを活用することも大切です。

 

専門的な知識を持つコンサルタントに、第三者視点から業務のムダ・ムリ・ムラを洗い出してもらうことで、より客観的に業務の評価や改善ができるようになることでしょう。

業務効率化を図る手法9:社内の配置を変える

9個めの業務効率化を図る手法は、社内の配置を変えることです。

 

人通りの少ない場所にデスクを配置して、より業務に集中できる環境を作ったり、人の多いオフィスで動線を広くとったりするなど、社内のレイアウトを従業員の使いやすいように変えることは、業務効率を高める上で大切です。

 

席を固定しないフリーアドレスで、状況に応じて席を選べるようにして部署間の交流を活発にするなどの方法もあります。

業務効率化を図る手法10:デスク周辺アイテムの活用

10個めの業務効率化を図る手法は、デスク周辺アイテムの活用です。

 

デスク周辺アイテムを活用することで、ひとつひとつの作業の改善ができるようになり、積み重ねていけば大きな効果を生み出せることでしょう。

 

例えば、タイマーを使って時間を意識しながら作業することで、ひとつの作業に集中して取り組めるようになります。また、収納アイテムを使うことで、道具を探す手間が省けたりします。

業務効率化を図る手法11:PCスキル向上

11個めの業務効率化を図る手法は、PCスキル向上です。

 

PCは、データを入力したりデータの分析をしたりするなど、さまざまな場面で使用するので、業務効率化のためにPCスキルの向上は効果的です。

 

例えば、ブラインドタッチによってタイピングのスピードを速めたり、ショートカットキーを覚えて操作の手間を削減したりすれば、より効率的に業務を遂行できるようになることでしょう。

業務効率化を図る手法12:PC関連ツールの活用

12個めの業務効率化を図る手法は、PC関連ツールの活用です。

 

PC関連ツールには、メモ機能やスクリーンショット機能などの便利なツールが数多くあり、PC関連ツールの活用も業務効率化には有効です。

 

例えば、業務で必要な内容をメモ機能やスクリーンショット機能で素早く保存したり、チャットを利用して複数人との情報共有をリアルタイムにできるようにしたりするなどの方法があります。

業務効率化を図るためのポイント6つ

業務効率化を図るためには、大きく分けて6つのポイントがあります。

 

具体的には、効率化の優先順位を決めること、業務をできるだけまとめること、社員の意識改革を行うこと、フィードバックで社員をフォローすること、効率化の導入は状況に合わせてすること、導入する環境に合うか見極めることの6つです。

 

ここでは、業務効率化を図るためのポイントについて、6つ紹介していきます。

業務効率化を図るためのポイント1:効率化の優先順位を決める

1つめの業務効率化を図るためのポイントは、効率化の優先順位を決めることです。

 

業務効率化を図る上で、納期が近くて先に終わらせなければいけない作業を優先したり、時間のかからない作業をスキマ時間に実行したりするなど、優先順位を決めることでより高い効果を得られることでしょう。

 

スケジュールを確認しながら、時間ごとに分けて何をするか決めることで、より適切に優先順位を決められることでしょう。

業務効率化を図るためのポイント2:業務をできるだけまとめる

2つめの業務効率化を図るためのポイントは、業務をできるだけまとめることです。

 

業務の中には、似たような仕事などのまとめられるものがあり、できる限り業務を一つにまとめることで、より効率的に業務を実行できるようになることでしょう。

 

例えば、会議の回数を1回にまとめて会議に必要な準備の時間を短縮したり、似たような仕事を一つにまとめたりして、業務効率化を図ります。

業務効率化を図るためのポイント3:社員の意識改革を行う

3つめの業務効率化を図るためのポイントは、社員の意識改革を行うことです。

 

業務効率化をする上で大切なことは、なぜ業務効率化するかを従業員に理解してもらい、社員の業務に対する意識改革をすることで、業務効率化を実行に移してもらうことです。

 

異なる価値観や感覚を持つ従業員ひとりひとりの意識を改革し、企業全体で業務効率化に取り組み、ムダを削減するという意識が大切です。

業務効率化を図るためのポイント4:フィードバックで社員をフォロー

4つめの業務効率化を図るためのポイントは、フィードバックで社員をフォローすることです。

 

業務効率化を進めていくことが必ずしも良い結果を生むわけではなく、かえって効率を落としてしまう場合があります。

 

導入段階でのフィードバックや聞き取りによって、業務効率化が企業にどのような影響を与えているかを知ることや、社員をフォローすることなどが大切です。

業務効率化を図るためのポイント5:効率化の導入は状況に合わせて

5つめの業務効率化を図るためのポイントは、効率化の導入は状況に合わせてすることです。

 

一度に多くのアイデアを実行しようとすると、全部中途半端になってしまい、かえって効率が悪くなってしまうことがあります。

 

業務効率化のための手法やアイデアは、実際に働く人たちのキャパシティに合わせて、段階的に取り入れていくことが大切です。

業務効率化を図るためのポイント6:導入する環境に合うか見極める

6つめの業務効率化を図るためのポイントは、導入する環境に合うか見極めることです。

 

業務効率化は大切ですが、業務効率化にこだわりすぎずに社内の状況を見て、導入する環境に合うかどうかを見極めることも重要です。

 

リモートワークなどを活用して業務効率化をする場合に、情報共有ができる環境を確保したり、指示の漏れが起こらないようにしたりするなど、業務効率化のアイデアを導入するための環境作りが必要です。

業務効率化を進める目的を明確にし段階的に導入しよう

ここまで、業務効率化の手法やポイントなどについて紹介してきました。

 

なんのために業務効率化をするかや、どのように効率化するかを考えることは大切です。

 

生産性の向上や働き方改革の促進を考えている方は、ぜひ業務効率化を進める目的を明確にして、段階的に導入してみてください。

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