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評価がスムーズになる5つの方法とは?おすすめのオンラインツールも紹介

テレワークでの評価制度

テレワークでの成果に対する評価はどうしたらよいのでしようか。テレワークという労働形態での評価方法が確立されていないので、新しくテレワークを導入したところでは、その評価の仕方を巡って困っている事業所も多いと思われます。

そもそもテレワークの発祥は1970年代のアメリカです。そのアメリカにおいてテレワークが本格化したのは、悲しいことですが二度にわたる地震でした。サンフランシスコ地震(1989年)とノースリッジ地震(1994年)です。

この地震による被害をきっかけに、拠点のリスク分散化をはかるためテレワークの導入が活発になりました。

日本でもテレワークは、コロナ禍に対するリスク回避が大きなきっかけとなっています。これからテレワークにおける評価制度の事例を挙げながら見ていきましょう。

テレワークとは

日本でのテレワークは、1980年代中ごろから行われてきたインターネットを通じた勤務方式です。総務省では「事業場外勤務」と呼ばれています。すでに触れたように発祥はアメリカです。

主にパソコンなど端末をインターネットで繋ぎ、遠隔地どうしでの同時通信をしながらの就業がテレワークです。つまり事業所と在宅の労働者がパソコンを通じて、Web上で就労するという形での働き方を言います。

テレワーク時に社員を評価する方法3選

テレワークでは、労使双方がお互いに見えない状況にあるので、現状判断はもとよりその成果についても、作業の過程がわからない分、評価の仕方が難しくなります。

また日本における従来型の勤務評定では、評価する上司の見える範囲において、感覚的・恣意的な評価方法が含まれていたので、見えないことを対象にする評価は管理職者にとってやりにくいものとなります。

それでは、具体的にどういった点に注意した評価方法があるのか、詳しく見ていきましょう。

テレワーク時に社員を評価する方法1:成果だけで判断しない

テレワークでは業務の実績が結果という形でしか確認できないため、どうしても成果へと至るプロセスが認められにくくなります。それは各社員がどういうふうに仕事に向かっているのかが見えないことが原因です。

テレワークでの業務遂行は孤独な作業になります。しかもプロセスが上司に認知されないかも知れないという不安は、社員の仕事に対するモチベーションに大きく影響します。

また結果が思わしくない場合、成果主義では評価がゼロになってしまう事もあり得ることです。作業の過程をどのようにして見えるようにするのかが、社員を評価する際の大きなポイントとなります。

テレワーク時に社員を評価する方法2:どれだけ自分と向き合えているのか

従来の日本型人事評価では、チームワークでの目標設定と目標達成という一連の中で評価されてきました。そのチームの中には、優秀な人材もあればそうではない人材も含まれ、総体として成果を獲得し、評価してきました。

しかし、テレワークでは孤独な作業のため、成果は社員個人の成果として表れます。すなわち個人的な業務成績として評価されます。

プロセスの見える化することで、上司とのコミュニケーションを活発にし、何が足りず何が必要だったのか、次の課題設定に向けてのフォローで、モチベーションを維持できるでしょう。

テレワーク時に社員を評価する方法3:指標を変えよう

テレワーク導入にあたって、これまでの人事評価基準では対応できない場面が多々出てくると思われます。先の二点においても、これまでの人事評価システムや慣例が機能しないことは明らかです。

評価方法の方向転換が求められていると言えます。カタチになった成果のみにこだわるのではなく、作業過程を含めた総合的な評価指標を作っていくことが必要なのです。

これまでの評価基準にとらわれない、出社している社員・テレワークの社員がともに納得できるような評価基準を備えた指標が求められているのです。

それには社内アンケートなどを通じて、社員の要望を確認することは有効な手段です。また評価項目を列挙した評価シートを作成し、上司とともに突き合わせることも、指標策定の材料になります。

リモートワークの評価がスムーズになる5つの方法

テレワークでの人事評価3点について述べてきましたが、課題はその実行です。インターネットの普及で遠隔地どうしの通信が極めて簡便になっています。テレワーク導入の技術的環境は整っていると言えるでしょう。

テレワークを支援するアプリケーションサービスも多種にわたり提供されています。企業でテレワークの人事評価をスムーズに実行していくには何が必要なのでしょうか。評価がスムーズに行える方法についてご紹介いたします。

テレワークの評価をスムーズに行う方法1:オンラインツールを導入しよう

テレワークでの評価をスムーズに行うには、様々な用途で展開されているオンラインツールを適宜導入するのがよいでしょう。但し、セキュリティーには気を付ける必要があります。

実際に出社していれば、勤怠状況は目視で十分ですが、テレワークだとそうはいきません。この勤怠もウェブ上で行うことになります。

社員が出勤時間通りにパソコンの前に座り、仕事を始めているかどうか、途中退席の状況はどうか、これらを把握するツールを使えば、人事評価の一要素である社員の勤怠状況が把握できます。

テレワークの評価をスムーズに行う方法2:コミュニケーションをしっかり取ろう

コミュニケーションはあらゆる人間活動の基本です。それは仕事においても同じですが、遠隔コミュニケーションでは対面コミュニケーションと違って、はるかに得られる情報は少ないといってよいでしょう。

テレワークで相手が見えないというのは、上司にとってもテレワーク社員にとっても、また出社している同僚にとっても不安なものです。それはひとえに情報量の少なさが原因です。疑心暗鬼は情報量の少なさが生み出すものなのです。

また作業の成果・結果はもとより、業務の進捗状況や社員本人の健康状態・気持ちなども、マメにコミュニケーションをとることによって、不安は解消されます。

テレワークの評価をスムーズに行う方法3:国内の事例を参考にしよう

国内企業で成功しているテレワークの事例として、カルビー株式会社での導入事例があげられます。カルビーは2013年に約4ヶ月の試行期間を経て、2014年から本格的にテレワークの導入をしています。

テレワーク導入に伴い、人事評価はプロセス主義から目標管理制度を含む成果主義に変更しています。またテレワーク導入へは、管理職・一般社員・労組幹部を巻き込んだ周到な社内広報活動による周知を徹底していました。

またテレワークという制度的な理解だけではなく、カルビー独自の「ライフワークバランス」の考え方についても先行的な社内広報を展開していました。

働き方改革を生き方の問題として提示し、就労形態の転換をしていったのです。単に評価基準を変えただけでなく、それを支える考え方の方向転換が功を奏していると言えます。

テレワークの評価をスムーズに行う方法4:海外の会社を参考にする

海外では評価での成果主義が基本的に浸透しているため、テレワーク導入に際しての評価基準を巡る日本のような混乱はありません。日本では長い年功制との関係で皮相な成果主義導入による失敗が起こっています。

外資系シスコシステムズ合同会社は、2001年より在宅勤務を導入し、コロナ禍以降の2020年3月より全面的にテレワークへと移行しています。

シスコにとってテレワークの推進は経営戦略として取り組まれており、「革新的なワークスタイル」で日常的なテレワークを実践しているようです。

コミュニケーションも密に取られており、社員の現状把握もネットワークを通じて行われています。

テレワークの評価をスムーズに行う方法5:新しい評価基準を採用する

テレワークの評価をスムーズに行うには、旧態依然的な価値観では対応できないことが明らかになっています。

改めて成果・結果に至るプロセスの把握が、社員情報として挙げられることが重要で、そのプロセスを把握するには、作業開始とともに目標管理制度(MBO)を導入し、進捗状況の報告をやり取りすることが必要です。

またあるいは、欧米で起こっている新しい評価方法の「ノーレイティング」という考え方の導入も選択肢になるでしょう。ノーレイティングというのは社員間でのランク付けをしないということです。

この斬新な評価方法はまだ議論のあるところですが、設定した目標を、得られた短期的な結果からフィードバックして修正しながら、最終的な獲得目標へと結び付けていくことで、総体的な成果を獲得していくという方法です。

テレワークにおすすめのオンラインツール4つ

テレワークでの人事評価をスムーズに行うためには、先の5つの観点的整理をしたうえで、テレワークの運営に便利なオンラインツールがあります。

おすすめのオンラインツールとしては、「Slack」「Google Meet」「Chatwork」「FreshVoice」などが挙げられます。それでは詳しくご紹介していきましょう。

オンラインツール1:Slack

Slackとはビジネス向けのSNSです。個人やグループでの連絡ツールですが、極めて多機能に作られたオンラインツールです。

トーク機能では、3種類のチャンネル設定があります。社用にはグループで使えるパブリックチャンネルが便利でしょう。

またSlackにアップロードされたファイルは、アクセス権限のあるメンバーが共有でき、閲覧が可能です。

オンラインツール2:Google Meet

Google Meetは、Googleアカウントがあれば誰でも使う事のできるWeb会議アプリです。また個人での利用は無料です。

Google MeetはWebブラウザ上で会議を行います。ですから専用アプリケーションのインストールが必要ありません。

無料バージョンでも、Googleアカウント所持者なら100人まで会議に参加できます。2020年9月30日まで、時間制限はありません。でもそれ以後は60分までとなります。

会議の共有リンクを作成して、会議メンバー間で共有すれば、このリンクにアクセスすることで会議に参加できます。

オンラインツール3:Chatwork

Chatworkはビジネス用のリアルタイムで行えるコミュニケーションツールです。グループや個人間での通信を目的に合わせて行えます。またタスク管理やファイルをアップロードすることができます。

ビデオ通話もできますが、無料版では1対1の通話しかできません。有料版では、14人まで参加することができます。

オンラインツール4:FreshVoice

FreshVoiceはセキュリティの高いWeb会議システムです。コストパフォーマンスも高く、会議参加者の位置情報を参加メンバー間で共有できます。

システムはソフトウェア方式で導入が簡便であり、200の拠点を同時に表示できます。

テレワーク時における評価制度を導入しよう

テレワークでは社員が孤独な作業時間を過ごすことから、客観的な評価の対象が成果物のみになってしまいがちです。それは上司にとっても孤独な人事評価を強いるものです。

これまでの業務形態にはない、未経験の働き方になるので、不安や疑心暗鬼を生む恐れが大きくなります。それを払しょくするには、これまで触れてきたように、多くのコミュニケーションをとる中で、十分な情報を共有するしかありません。

それを背景にして、作業開始から成果獲得までのプロセスを見える化したうえで、評価制度を整備していく必要があると言えるでしょう。