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テレワークに抜き打ちチェックは必要?抜き打ちチェックの注意点を2つ紹介

テレワークとは

テレワークとは、「tele = 離れた所」と「work = 働く」を合わせた造語で、情報通信技術や機器を活用し場所や時間を選ばず柔軟な働き方ができることを言います。

テレワークには「在宅勤務」「モバイル勤務」「サテライトオフィス勤務」と言った種類がり、それぞれに特徴もあります。

そのなかで、在宅勤務とテレワークには違いがあるのでしょうか。

在宅勤務との違い

在宅勤務はテレワークの一種です。

自宅を仕事場として、オフィスから離れた場所で働く働き方を指します。また、在宅勤務には「終日在宅勤務」と「部分在宅勤務」の二種類があり、「終日在宅勤務」はすべての業務を自宅で行い、「部分在宅勤務」は、会議などで一部出社する勤務体制のことです。

テレワークで監視ツールを使うメリット3つ

コロナの影響でテレワークの社員が増えてきています。そのため、「仕事をしているか」「仕事をし過ぎていないか」「困っていることはないか」など、会社として心配の面もあるでしょう。

そこで監視ツールを導入し、抜き打ちで社員の勤務状況を把握することにより、社員の不安や悩みなどを解決するきっかけにもなります。

それでは、テレワークで監視ツールを使うメリットについて詳しく説明していきます。

メリット1:課題が可視化できる

テレワークで監視ツールを使うメリットの1つ目が、課題が可視化できる点です。

通常は会社に出社し仕事をする上で「報告」「連絡」「相談」を対面でしなければなりませんでした。そのため、課題を可視化するのに時間を有することもありました。

しかし、テレワークであれば在宅で勤務していてもツールを使って、頻繁にやり取りができるため課題を可視化できりといったことができます。

また、実際に会わないと成立しない会議などでもビデオ会議で行えば場所を選ぶ必要もないため、自由な働き方が実現できます。

メリット2:過剰労働を防げる

テレワークで監視ツールを使うメリットの2つ目が、過剰労働を防げるといった点です。

ツールを使いPCログから社員の実働時間を抜き打ちで把握できるため、社員の長時間労働防げることができます。

また、サービス残業や休日の隠れ仕事を検知することにより、テレワーク以前の働き方から大きく改善できます。PC利用状況も可視化できるため、社員の勤務実態が分かりますし、仕事内容の把握も可能です。

メリット3:情報共有しやすい

テレワークで監視ツールを使うメリットの3つ目が、情報共有しやすいといった点です。

テレワークで監視ツールを使うことで、社員とのコミュニケーションを頻繁にとることができるため、進捗状況や仕事の進め方に付いても情報共有しやすいと言えるでしょう。

テレワークで監視ツールを使うデメリット2つ

テレワークで監視ツールを使うことで得られるメリットもありますが、デメリットもあります。そのデメリットとしては「モチベーションが低下する可能性もある」「かえって効率が悪くなることもある」などが挙げられます。

それでは、テレワークで監視ツールを使うデメリットとについて詳しく説明していきます。

デメリット1:モチベーションが低下する可能性

テレワークで監視ツールを使うデメリット1つ目が、モチベーションが低下する可能性があることです。

常に抜き打ちで監視されることで、緊張感も出てくるうえ精神的にも負荷が掛かってしまう可能性もあります。そのため、ストレスを感じてしまう社員の方もいます。

モチベーションを低下させないためにも抜き打ちで監視を頻繁にするのは、避けた方が無難でしょう。

デメリット2:かえって効率が悪くなることも

テレワークで監視ツールを使うデメリット2つ目が、かえって効率が悪くなることもあります。

テレワークをしていて、常に抜き打ちでチェックされるとストレスがたまり、かえって作業効率が低下することもあります。

気が休まらず、業務中に席を立つのも気をつかってしまい、精神的に疲労が増していきます。仕事場の環境や業務時間を自分で設定できるのがテレワークの魅力です。

よって、抜き打ちの監視でのチェックは非効率ともいえます。

抜き打ちチェックの注意点2つ

勤務中の社員を抜き打ちでチェックし監視することで、社員からのクレームも出てくることもあるでしょう。

社員からのクレームをなくすためには、納得できる理由を提示しプライバシーに気を配る必要があるでしょう。

それでは、抜き打ちチェックの注意点について詳しく説明していきます。

抜き打ちチェックの注意点1: 社員が納得する理由を提示する

抜き打ちチェックする際の注意点の1つ目が、 社員が納得する理由を提示することです。

抜き打ちで監視されながら仕事をするのを嫌がる社員もいます。そのため、なぜ抜き打ちで監視する必要があるのかを明確にし、社員が納得する理由を提示することが大切になってきます。

社員の納得を得るのは根気強く対話が必要ですが、テレワークをするうえで重要です。

抜き打ちチェックの注意点2:プライバシーに気をつける

抜き打ちチェックする際の注意2の1つ目が、プライバシーに気をつけることです。

社員の仕事の結果重視なら監視は必要ありませんが、監視しなければいけないのなら「社員の家庭環境に踏み込まないこと」「不信感を持たせるような過度な監視をやめること」です。

オフィスで勤務していた社員にとって自宅で作業するのは難しく感じます。過度な監視で不信感を抱き意欲の低下につながるようなことはやめましょう。

テレワークサポートツール3選

テレワークサポートツールには、「テレワークサポーター」「しごとコンパス」「NEC 働き方見える化サービス Plus」などが挙げられます。

それぞれのツールには特徴はありますので、用途に合わせて取り入れるようにしましょう。

テレワークサポーター

テレワークサポートツールの1つ目は、テレワークサポーターです。

顔認証システムで、社員のなりすましを防ぎ「勤務の見える化」「セキュリティ事故防止」のためのクラウドサービスです。

テレワーク導入時の2つの課題、「セキュリティ懸念」「勤務時間の把握が困難」を解決できるサービスとなっています。顔認証システムで管理されているので抜き打ちのチェックは不要です。

在宅勤務管理 テレワークサポーター|キヤノンITソリューションズ

しごとコンパス

テレワークサポートツールの2つ目は、しごとコンパスです。

PCの操作ログから社員のテレワーク勤務を見守る’サービスです。キーボードやマウスの操作状況から社員の業務内容など勤務を把握することができ、社員が時間の使い方を振り返ることができるサービスも行っています。

このサービスを利用することにより、社員に連絡して抜き打ちのチェックをする必要がありません。

働き方改革支援サービス | しごとコンパス | Panasonic

NEC 働き方見える化サービス

テレワークサポートツールの3つ目は、NEC 働き方見える化サービスです。

このサービスの特徴は、コミュニケーションに重きを置いているところです。

勤務時間の可視化はもちろんのこと、「コミュニケーションの活性化」「心理的安心の確保」「チーム活性による生産性向上」などテレワークで減少する社員同士のコミュニケーションが増加し、抜き打ちチェック不要な社員の心に寄り添ったサービスです。

NEC 働き方見える化サービス Plus:ビジネスPC | NEC

テレワークの抜き打ちチェックの導入は慎重に検討しよう

テレワークの抜き打ちチェックや監視をすることには、メリットもありますが、その分デメリットも存在します。また、過度に抜き打ちチェックをしてしまうと精神的に負担も掛かりストレスにもなってきます。

まずはデメリットと注意するべき点を考慮し、改善点が見えた段階で導入するのが良いかもしれます。

テレワークサポートツールを使って、改善ができないようであれば、テレワークの抜き打ちチェックの導入は慎重にした方が良いでしょう。