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業務効率化の事例19選|実際に使えるアイディアと注意点を解説

業務効率化とは?

「業務効率化」とは、効率的な業務が遂行できるよう、職場の「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出して、取り除く取組みのことを指します。多くの企業で「業務効率化」が推進されていますが、その目的はコスト削減による生産性の向上です。

その背景には少子高齢化による労働力不足があります。多くの企業で慢性的な要員不足が深刻化していますが、抜本的な改善は見込めないのが実態です。そこで「業務効率化」を推進することでコスト削減を図り、経営基盤の確立を目指しているといえるでしょう。

実際に使える業務効率化のアイディア・事例19選

業務効率化の方法はインターネットをはじめ様々なメディアで紹介されています。もちろん業務効率化を行う上で、基本的な手法は理解しておくことは必要だといえるでしょう。

しかし、闇雲に取り入れても、その全てに効果が期待できるものではありません。

確実に業務効率化の成果を得るには、様々な手法の中から「職場にマッチしたアイディア」を探し出すことです。ここでは、実際に使える業務効率化のアイデアを数多く紹介します。

業務効率化のアイディア・事例1:作業を自動化する

日々のルーティンを自動化することで、作業時間の短縮やミスを防ぐことができます。エクセルで作業を進めている場合、マクロを組むことでルーティンを1クリックで処理可能です。

マクロは1度手順をマスターすれば、専門的な技術がなくとも簡単に取り入れることができます。面倒な手順が簡素化されるだけでなく、単純な計算ミスなども防止することが可能となり、その効果は大きいといえるでしょう。

業務効率化のアイディア・事例2:業務をマニュアル化する

ルーティンとなる業務についてはマニュアル化しておくことで業務の効率化が図れます。マニュアルのメリットは作業の均一化が図れることです。つまり誰が取り組んでも同じ結果が期待できるでしょう。

そのためには、読み手が業務を理解しやすいよう、わかりやすいマニュアルとすることが大切です。単に知識だけでなく、様々な事例や図や表などを用いるとよいでしょう。

業務効率化のアイディア・事例3:業務のフローチャートを作成する

業務の流れをフローチャート化しておくことも業務効率化の事例の一つです。フローチャートは業務のスタートから完了までの流れを示すものとなります。

業務内容が複雑になれば一人ひとりの作業内容はもちろん、全体の流れを把握することが大切です。したがって、業務マニュアルで個々の作業内容を確認し、フローチャートで全体の流れを把握することが業務効率化には不可欠といえます。

業務効率化のアイディア・事例4:無駄な業務を洗い出す

無駄な業務を洗い出すことも業務効率化の事例の一つです。しかし定期的に洗い出さなければ知らないうちに増え続けていくでしょう。

普段の業務を時間毎に洗い出してみると、必ず無駄な業務は存在します。職場で様々な事例に沿って無駄な業務を解消することを話し合い、改善することで自らの業務に集中できるでしょう。

業務効率化のアイディア・事例5:アウトソーシングを行う

ルーティン化された業務もしくは専門的なスキルを必要とする業務をアウトソーシングすることも業務効率化の方法として有効です。アウトソーシングとは、業務の一部を切り出して社外の専門企業などに委託する仕組みであり、多くの企業で導入されています。

アウトソーシングは給与計算などルーティン化されたものや、採用業務など専門的なスキルを必要とするものを委託することで、大幅に人件費を削減することができるでしょう。

業務効率化のアイディア・事例6:専門家に意見を聞く

業務のやり方について抜本的な改善を行いたい場合、専門家に意見を聞くことが有効です。時流によって、専門的な知識やスキルが必要となる分野では、社内だけでの力では大きな改善が見込めません。

例えば「労務管理」「人材確保」などの専門業務について、コンサルティングサービスを導入する企業も少なくありません。コンサルティングサービスを利用することで、的確に業務フローの見直しや課題の洗い出しが可能となり、効果的な業務改善を行うことができます。

業務効率化のアイディア・事例7:PCでの作業はショートカット機能を使う

誰でも簡単に取り組めるのが、PC作業におけるショートカット機能の導入です。ショートカットとは、PCの作業を簡単な操作で行えるようにした機能であり、一般的なものではキーボード上で行う「ショートカットキー」があります。

また、よく使うアプリなどを1クリックで呼び出す「ショートカットアイコン」や、固有名詞などを予め登録する「辞書登録」なども、個々の業務効率化には有効です。

業務効率化のアイディア・事例8:タイマーを使う

個々の業務効率化にはタイマーが有効です。1日の勤務時間は決まったものですから、いかに上手く使うかが大切になります。しかし、長時間仕事をしていると集中力が切れて、無駄な時間を費やしてしまうことも少なくありません。

タイマーを取り入れることで、作業時間の配分を明確化することができます。また、タイマーを鳴らしたタイミングで休憩を挟むことで、集中力の回復にも有効だといえるでしょう。

業務効率化のアイディア・事例9:AIを導入する

最近話題のAIは、コンピューターが人間の頭脳と同様に物事を判断し実行するシステムです。これまではSF映画の世界であったロボット技術が、現実のものとして実用化が進んでいる技術だといえます。

AIを導入すれば、人間では大きな労力を必要とする作業を難なく可能としてくれます。ただし、専門的な知識が必要であり開発には大きな費用が掛かることが課題です。したがって、費用対効果を十分に検討して導入することが求められます。

業務効率化のアイディア・事例10:グループウェアを活用する

グループウェアを活用することで、社内コミュニケーションの円滑化を図ることができます。グループウェアにはタスク管理やファイル共有など様々な機能があり、社内の情報共有の手間を省くことが可能です。

部門や役職の垣根を超えた社員同士のコミュニケーションが図れることから、社内の活性化にもつながります。その結果、コスト削減にも効果があるといえるでしょう。

業務効率化のアイディア・事例11:業務担当を変える

業務担当を変えるのも業務効率化の事例の一つです。「適材適所」という言葉があるように、人には得手不得手がありますから得意分野に業務担当を変えることで、業務効率化につながります。

ただし、人材育成の観点からはあまり偏った配置は好ましくありません。したがって担当部署の役職者や人事担当者がしっかりコミュニケーションを図り、将来展望を考慮した上で業務担当を変更することが必要です。

業務効率化のアイディア・事例12:デスクなどの配置を変える

デスクなどの配置を変えることで、社員の集中力に大きな影響を与えます。例えばデスクとコピー機やプリンタの位置が遠いと、頻繁に人の移動が発生します。すると人の往来が気になって作業に対する集中力が欠ける要因にもなります。

また、オフィス内の導線が複雑だと、ぶつかったり無駄な動きが出てくることもあるでしょう。効率的な導線を確保することで、オフィス内が落ち着き集中力をアップさせることができます。

業務効率化のアイディア・事例13:書式を統一する

書式を統一することも業務効率化の事例の一つです。資料によって書式が変わってしまうと、読む人は非常に読みにくくなるばかりか、重要事項を見落とすことも考えられます。

業務効率化を考えるのであれば、資料の書式は統一するのが得策です。フォントや行数など細部に至るまで社内で統一すると、資料ごとに書式を考える必要もなくなり、資料自体のクオリティもアップします。

業務効率化のアイディア・事例14:ヘルプデスクをbot化する

ヘルプデスクをbot化することで、業務の効率を図ることができます。botとは社員や顧客からの問い合わせに対して自動的に回答するシステムです。

特に問い合わせの多いものについては、担当者が1日に何度も同じ回答をしなければなりません。ヘルプデスクをbot化することで、担当者は同じ質問に振り回されることなく、通常業務に集中することが可能となります。

業務効率化のアイディア・事例15:会議の時間を短縮する

会議の時間はできる限り短縮しましょう。普段行われている会議は、複数名の社員が同じ時間を共有するため、人件費の負担は大きくなります。言い換えれば会議のやり方次第で、業務の効率化が図れるといえるでしょう。

例えば「参加人数を絞る」「事前に会議資料は配布する」「会議の目的を明確化する」だけでも効率化につながります。加えて会議の時間は事前に定め、徹底させることが大切です。

業務効率化のアイディア・事例16:文書を電子化する

多くの企業で実践しているのが文書の電子化です。会議資料や業務マニュアルなどは、文書化することで印刷やコピーなどの手間が省略できます。

また、文書決済も社内クラウド上で完結できれば、効率化を図ることが可能です。最近では企業間の契約書についてもクラウド上で締結できるサービスを取り入れる企業が増えています。

業務効率化のアイディア・事例17:リモートワークを有効に活用する

最近多くの企業で取り入れているのがリモートワークです。ネット環境が整ったことにより、自宅からも仕事ができるようになりました。自宅で仕事ができれば、通勤時間やコスト削減が可能となります。

また、昨今のコロナウィルス感染症拡大により、リモートワークを取り入れている企業も増加傾向です。人材を有効活用する観点からも、さらに注目が集まるアイディアだといえるでしょう。

業務効率化のアイディア・事例18:Web面接を取り入れる

採用面接をWeb面接に切り替えるのも大きな効果が期待できます。採用面接といえば、求職者を会社に呼んで実施するのが一般的です。しかし、遠方の求職者にはハードルが高く、優秀な人材を見逃している可能性も少なくありません。

Web面接であれば求職者のハードルが下がるだけでなく、企業としても採用事務にかかる手間やコストを抑えられるといったメリットがあります。

業務効率化のアイディア・事例19:上記のアイディアを組み合わせる

業務効率化のアイディア・事例を単体で導入するのではなく、いくつかを組み合わせることが大切です。もちろん様々なアイディア・事例を単体で導入することでも効果は期待できます。

しかし複数のアイディア・事例を組み合わせることで、より大きな効果を期待できるでしょう。例えば「業務マニュアル」は個々の作業には有効となります。さらに「フローチャート」と組み合わせることで、作業全体の効率化が図れるといった具合です。

業務効率化の事例を見て実践するときの注意点3つ

業務効率化のアイデアや事例を実践することに偏重し過ぎるのは危険です。職場改善を進めていく上で、業務の効率化は非常に重要です。しかし、「改善ありき」では逆効果です。そこで業務効率化のアイデアや事例を実践する際の注意点を解説していきます。

業務効率化を実践するときの注意点1:ミスを報告する

業務上のミスは必ず報告する職場風土を構築しておきましょう。必ず起こる業務上のミスを放置しておくと業務の効率化を進めることはできません。ミスを顕在化させ繰り返さないことこそ、業務効率化の第1歩です。

そのためには業務上のミスを報告できる風通しの良い職場づくりを実践することが大切になります。社員を単に叱るのではなく、どうすれば防げるのかを職場全体で考える風土を構築することが業務効率化の近道です。

業務効率化を実践するときの注意点2:すべてを取り入れようとしない

業務効率化には多くのアイディアや事例がありますが、全てを取り入れようとしないことが鉄則です。いろいろなアイディアや事例を学習すると、全てを一気に実行したいと思うものです。

しかし、全てのアイディアや事例を取り入れようとすると中途半端な結果となります。職場の実態を考慮し、取り入れたいアイディアや事例に優先順位を付して、確実に実践することが重要です。

業務効率化を実践するときの注意点3:組織全体で共有する

業務効率化を実践する際には、組織全体で「あるべき姿」を共有しましょう。組織としてのビジョンや方針が示されないと、何を目的に改善を進めれば良いのかわからなくなります。

場合によっては、業務効率化に向けたアイディアを巡って部署間で対立が起こることもあるでしょう。業務効率化に向けたビジョンや方針を共有し、組織全体で取り組む体制を作ることが成功させるためのポイントです。

業務効率化の事例を見て活用していこう

業務効率化については、多くの企業で様々なアイディアが実践されてきました。しかし、その全てに効果があるわけではありません。重要なのは自分の職場にマッチするアイディアを積極的に取り入れPDCAサイクルを実践することです。

そのためには多くの事例を見て活用すること、また、社員の意見をしっかりと聞くことだといえます。つまり風通しの良い職場環境づくりも業務効率化には重要な要素だといえるでしょう。

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