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テレワークの休憩管理が難しい理由4選|企業がとるべき対応とは?

テレワークとは?

テレワークとはインターネットを利用して、自宅など勤務場所以外で仕事を行う働き方です。勤務場所は自宅以外にサテライトオフィスやテレワーク施設、モバイルワークも含まれます。

通勤がなくなることで社員の負担が減り、育児や介護と仕事の両立が可能になるメリットがありますが、仕事と生活の区別がつきにくく労務管理が難しくなるというデメリットもあります。

テレワークの勤怠管理が難しい理由4つ

テレワークの勤怠管理が難しい理由は、勤務場所に出社しないので対面で勤務状況を把握できないことです。

社員は勤務時間を自分で設定できるので、始業と就業、休憩時間を会社は確認できません。集中し過ぎて勤務超過になる場合もありますが、さぼってしまうことによって生産性が低下することもあります。

コミュニケーション不足による連絡ミスや報告漏れで、勤怠管理に支障をきたす可能性もあるでしょう。

勤怠管理が難しい理由1:休憩している時間の把握が難しい

テレワーク中の勤怠管理が難しい理由は、始業や終業、在席や離席を対面で把握できないので、社員がいつ休憩しているかわからないからです。

出社時は昼休憩など時間が設定され、時間休を取得する場合は事前に申告するので会社も把握できます。

在宅勤務では所用で一時的に作業を中断した場合、休憩なのか時間休なのかを会社では全くわかりません。時間管理を把握できていないため生産性につながる可能性もあるでしょう。

勤怠管理が難しい理由2:コミュニケーション不足

テレワークではコミュニケーションが十分に取れなくなるので、作業の進捗状況の把握と共に、勤怠管理も難しくなります。

テレワーク中はメールによる連絡が中心で、顔を合わせて直接話すより業務内容もうまく伝わらなくなります。

コミュニケーション不足は、社員の孤立感を深めるだけでなく連絡や報告でもタイムラグがあるので、勤務時間や休憩時間も共有できません。

勤怠管理が難しい理由3:報告による管理体制

テレワーク勤務中は社員からの報告で勤怠管理を行うので、実際の休憩時間や勤務実態がわかりづらくなります。

テレワーク中の勤務状況の把握のために、監視カメラやGPS装置の導入はできませんし、在席中は回線をつないだ状態を求めても、上司が監視を続けることも不可能です。

社員からの報告を信じないと会社と社員の信頼関係を損ねかねませんが、100%信用できないこともあり勤怠管理が難しくなります。

勤怠管理が難しい理由4:休憩報告を忘れる

テレワーク中の勤怠管理で難しいのは、社員が出退勤や休憩時間の報告を忘れてしまうことです。

テレワークを行う際にこまめな連絡は欠かせませんが、在宅での気の緩みや報告自体が面倒になって勤務時間の報告を忘れてしまうこともあります。

自分の仕事をすれば、勤務評価に労働時間は反映されにくいので、休憩の報告を怠る社員もいるでしょう。

テレワークで勤怠管理を徹底する方法4選

テレワークで勤怠管理を徹底する方法は、気持ちを仕事モードと休憩モードに切り替えることです。

オフィス勤務の時のように朝礼や終礼を行って全員が顔をそろえて業務を開始したり、今日の業務内容と休憩の取り方を事前に申告したりして情報を共有します。

一斉に始業できない場合は、気持ちにメリハリをつけることを意識します。報告をお互いにこまめに行うほか、勤怠管理システムの導入もひとつの方法です。

テレワークで勤怠管理を徹底する方法1:服装の指定

在宅やテレワーク施設を利用して勤務する場合も、服装を指定すると気持ちを切り替えることができます。

家族の都合などで、テレワークの場所を自宅で確保するのが困難な場合に寝室を利用する際、パジャマや楽な服装で作業に向かうと集中できないこともあります。

出社時と同じような服装に着替えて勤務するように指定することで、家にいながらも勤怠をしている感覚を忘れないようにしましょう。

テレワークで勤怠管理を徹底する方法2:時間管理を徹底する

作業日程を共有して時間管理を徹底すると、テレワークでの勤怠管理が可能になります。

始業時間までに上司はどの作業をいつまでに終わらせるかを明確に社員に指示し、工程表を作成します。社員はそれぞれ自分の作業内容と勤務時間や休憩時間を記入しお互いに周知します。

作業に対する責任が明確になるとともに、時間管理も徹底できるようになるでしょう。

テレワークで勤怠管理を徹底する方法3:報告を徹底する

テレワーク中は勤務時間だけでなく、昼休憩やちょっとした休憩などの休憩時間をとるたびに全員に連絡するなど、勤務時間の報告を徹底します。

上司への報告だけでなく部署で共有するとチームワークを維持し、時間の報告以外の業務に関する相談もスムーズにできコミュニケーション不足を回避することも可能です。

テレワークで勤怠管理を徹底する方法4:1人ずつTo Doリストを作成してもらう

始業時に今日の業務内容のTo Doリストを提出し、終業時に結果を報告すると勤務時間の把握と共に作業の進捗状況をみんなで共有でき、勤怠管理も行いやすくなります。

それぞれがTo Doリストを作成すると責任者が工程表を準備する手間が省け、メンバー全員の自己管理意識も高まります。

他のメンバーのリストを参考にテレワーク中の休憩の取り方や間隔も工夫でき、時間を合わせ一体感を維持することも可能でしょう。

テレワーク中のおすすめ休憩方法3選

テレワーク中の休憩時間の過ごし方は、気分転換や意識的に体を動かすことが大切です。自分ひとりで作業をしていると、集中しすぎたり周囲のことが気になったりするので、気持ちのメリハリをつけます。

また、同じ姿勢でパソコンに向かうと肩こりになりやすいので体を動かして気持ちをリフレッシュします。休憩時間内に気分を切り替えて、再び作業に集中できるようにすることも重要です。

テレワーク中のおすすめ休憩方法1:甘いものを食べる

疲れた時には甘いものを食べると一時的に疲れが取れやすくなるので、テレワークの休憩時間の過ごし方におすすめです。

甘いものを食べるのは休憩だけと決めると集中して作業を進めることができ、ご褒美感覚も得られ、チームで同じ時間に休憩を取ると会話も弾んで孤立感を解消できます。

短時間の休憩でも満足感があり、気持ちの切り替えに役立つでしょう。

テレワーク中のおすすめ休憩方法2:ストレッチをする

テレワークは、パソコンでの作業が中心になり一日中同じ姿勢になりがちです。休憩時間にストレッチなど体を動かすことは、おすすめの休憩方法です。

自宅の限られたスペースで簡単に体のコリをほぐせるストレッチ運動は、周囲を気にすることなく体を動かせリフレッシュ効果があります。

テレワーク中のおすすめ休憩方法3:飲み物を飲む

テレワークの休憩時間には飲み物を飲んで、ホッと一息つくことも気持ちを落ち着かせることができます。

お気に入りのコーヒーや紅茶、飲み物を飲むとリラックスでき、ゆったりとした時間を過ごすことができます。

集中して作業を行っていると水分補給を忘れてしまうこともあり、休憩中に意識して飲み物を飲むと熱中症対策にもなります。

テレワークでメリハリのある休憩を取ろう!

テレワーク勤務を行う社員に大切なことは、休憩で気持ちを切り替えることです。出社しないので時間を気にせず生活できるのは魅力ですが、生産性が低くなることもあります。

休憩時間を活用してメリハリをつけ、報告や連絡を忘れないように促すとともに、チームワークを維持し作業効率を高め、勤怠管理ができるように企業は環境を整えましょう。

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