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バックオフィス業務でテレワークの導入が難しい理由4つ|導入する方法は?

テレワークとは?

現代ではいろいろな働き方が模索されています。テレワークもその働き方の1つです。テレワークとは、情報通信技術を活用して、出勤して職場で仕事をすることなく、離れた場所でも仕事ができる働き方です。

テレワークは環境が整っていれば、いつでもどこでも仕事ができるため、在宅勤務やサテライトオフィス勤務などで用いられる働き方となっています。

バックオフィスとは?

企業ではいろいろな種類の業務があり、その1つのバックオフィス業務もあります。バックオフィス業務とは、経理、会計、総務、庶務などの顧客と直接関わることのない社内向けの業務のことです。

バックオフィス業務を行う職種は直接顧客と関わることはありませんが、営業やマーケティングなどの直接顧客とやりとりをする業務の後方支援を行う重要な役割を持っています。

バックオフィス業務でテレワークの導入が難しい理由4つ

いろいろな働き方が模索される中、柔軟な働き方に対応ができるテレワークを導入する企業は増えてきています。そのため、これまで出社して仕事をしていた従業員が在宅勤務になるということも増えてきています。

しかし、バックオフィス業務を担当する人は、その仕事内容からテレワークへの対応が難しいことが多いです。また、バックオフィス業務がテレワークでの対応が難しい理由はいくつかあります。

テレワークの導入が難しい理由1:情報漏洩のリスクがあるため難しい

バックオフィス業務の内容は経理や会計、総務などで、これらは企業にとって重要な情報を扱います。そのため、バックオフィス業務をテレワークに対応させることで、ウィルスや不正アクセス、端末や書類などの紛失や盗難などによる情報漏洩のリスクを高めます。

漏洩する情報によっては、企業が存続できなくなるほどの損害が発生してしまうこともあるので、バックオフィス業務をテレワークには対応させないという企業もあります。

テレワークの導入が難しい理由2:申請・承認のプロセスが必要になる

バックオフィス業務の内容は経理や会計、総務などです。これらの仕事は個人で仕事が完了するのはなく、申請と承認プロセスが必要となります。そのため、営業から申請に必要な書類を受け取って処理をしたり、上司や企業から承認の捺印をもらったりなどする必要があります。

中には、顧客の対応のために処理を急ぐ申請があったりもするので、テレワークにしてしまうと効率良くバックオフィス業務が回らなくなってしまいます。

テレワークの導入が難しい理由3:情報の持ち出しができない

バックオフィス業務では機密性の高い企業情報や個人情報などを扱います。それらの情報は社外に持ち出しができないルールとなっていたり、自社サーバーが外部からアクセスできないようになっていたりなどします。

そのため、バックオフィス業務を行うために必要な情報を社外に持ち出すことができないので、テレワークには対応できないという企業もあります。

テレワークの導入が難しい理由4:顧客の対応をする必要がある

バックオフィス業務をテレワークにしてしまうと、その仕事内容の性質から効率良く業務が回らなくなってしまうことがあります。

そのため、急ぎで必要な取引先からの請求書類の処理や、急ぎが必要な顧客からの対応などが発生した場合に、テレワークでは対処できなくなってしまいます。

急ぎで対応が必要な処理の多くは、外部への対応のものが多いため、社内で調整ができないので企業全体の仕事効率にも影響が出てしまいます。

バックオフィス業務でテレワークを導入する方法

バックオフィス業務はテレワークで対応することが難しい理由はいくつかあります。しかし、バックオフィス業務がテレワークに全く対応できないというわけではなく、バックオフィス業務をテレワークを導入する方法はあります。

その方法にはいくつか種類があるので、テレワークで行う仕事内容や扱う情報などの条件によって選んだり、組み合わせる必要があります。

クラウドサービスを利用する

クラウドサービスには勤怠管理や会計、経費精算、人事労務、給与計算などのバックオフィス業務を一括管理できるものも増えてきています。また、クラウドサービスでは申請と承認のプロセスにも対応できるものもあるので、テレワークに対応ができます。

ただし、クラウドサービスを活用する場合でも、導入するためには事前にいくつか確認しておくべきことがあります。

データを問題なく引き継ぎできるか

クラウドサービスではいろいろなバックオフィス業務に対応することができて便利ではあります。

しかし、すでに自社でバックオフィス業務を管理するシステムがあり、そのシステムが自社用にカスタマイズされたものであれば、クラウドサービスへデータ移行や運用が難しいこともあるでしょう。

そのため、クラウドサービスを利用する場合には、自社のシステムからデータ移行や運用方法などが合っているか確認が必要となります。

セキュリティの問題はないか

クラウドサービスを利用するということは、自社が持つ企業情報や個人情報を他社に預けるということになります。そのため、利用するクラウドサービスは慎重に選ぶ必要があります。

多くのクラウドサービスではセキュリティレベルに関する情報を確認することができるので、クラウドサービスを選ぶ際には、通信データを暗号化やアクセス制御、バックアップなど、セキュリティ対策の確認しておく必要があります。

ペーパーレス化をする

企業のペーパーレス化は進んでいます。しかし、紙文化は根強く、書類の多くは紙で管理するということもまだまだ多いです。

もし、社内で紙を多く使っているのであれば、クラウドサービスを利用して、効率良くテレワークでバックオフィス業務を行っていくためにも、ペーパーレス化を進めていく必要があります。

そのため、クラウドサービスを導入する場合は、紙書類の対応をペーパーレス化できるかどうかも確認しておく必要があります。

テレワーク導入の際に準備するもの3つ

バックオフィス業務はテレワークに対応させることが難しいです。しかし、バックオフィス業務がテレワークに全く対応できないということではありません。

もし、バックオフィス業務にテレワークを導入するのであれば、いくつか準備しておいた方が良いものがあります。

また、それらの中にはクラウドサービスの機能に含まれているものもあるので、クラウドサービスを選ぶ際の判断材料にもなります。

テレワーク導入の際に準備するもの1:チャットツール

テレワークでは職場で顔を合わせて会話をすることができません。そのため、情報をやりとりしたり、共有化したりなどするためにチャットツールが必要となります。

情報をやりとりするだけであればメールや電話でもできますが、チャットワークやスラックなどのチャットツールを使うことで複数人と同時にやりとりができたり、データのやりとりがスムーズにできるようになったりなどします。

テレワーク導入の際に準備するもの2:Web会議システム

テレワークでは職場で顔を合わせて会話をすることができません。単なる情報のやりとりであればチャットツールでも良いですが、会議では正しいコミュニケーションが取れるように相手の顔を見ながら会話することが重要となります。

ZoomやSkypeなどを使えば、複数人でビデオチャットができるのでオンライン会議を行うことができます。また、ファイルのやりとりも可能なので資料を配ることもできます。

テレワーク導入の際に準備するもの3:データを管理する場所

テレワークで在宅勤務中に処理したデータを端末自体に保存してしまうと、そのデータは自分しか確認できません。

そのため、テレワークで処理したデータはクラウドサービスを利用するなどして、社内外で共有できるようにデータを管理する場所を決めておかなければなりません。

また、紙書類や端末などは、誰が、いつから、いつまで、何の仕事をするめかなど、持ち出した情報が誰でも確認できるようにしておかなければなりません。

テレワークを導入するメリット

従業員はテレワークにすることで会社の往復時間が必要なくなります。また、環境さえ整っていれば、いつでも、どこでも仕事ができるので、育児や介護などをしながら仕事もするという柔軟な働き方もできます。

企業側は従業員の出社頻度が少なくすることで、交通費やワークスペースなどの削減ができます。また、柔軟な働き方に対応できるので、育児や介護などの都合によって仕事ができないという優秀な人材を雇用することも可能です。

バックオフィス業務のテレワークを実現しよう

バックオフィス業務はテレワークの対応が難しいことが多いです。しかし、バックオフィス業務がテレワークに全く対応できないというわけではありません。

そのため、バックオフィス業務にテレワークを導入するためには、どのような準備が必要で、どのようリスク対策が必要なのかなどを把握して、バックオフィス業務のテレワークを実現させましょう。