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管理体制の限界を解決する方法4つ|テレワークの管理体制を改善しよう

テレワークとは

テレワークとは、本拠地であるオフィス以外の場所で働く新しい労働形態の一つです。

働き方改革の一環として推進されている働き方で、これまで働けなかった人たちに労働の機会を与え、労働人口を増やすことを狙いとしています。テレワークは働く場所により、在宅勤務、サテライトオフィス勤務、モバイル勤務にわけることができます。

在宅業務との違いについて

在宅業務はテレワークの中の一つの働き方です。

在宅業務とは自宅で労働することであり、テレワークとはオフィス以外の場所で働くことです。つまり、テレワークのうち、自宅で勤務するものを在宅業務と呼びます。

在宅業務の中には、常に自宅を仕事場とする常時型在宅勤務と、労働の一部を在宅で行う随時型在宅勤務があります。

テレワークによって限界が見えること4つ

テレワークによって限界が見えることとして、社員評価や業務管理といった管理体制があります。

テレワークでは社員の働く様子が見えず、リアルタイムの情報共有もしづらいです。そのため、人事管理が困難になる可能性があります。また社員同士のコミュニケーション不足による業務の遅れや評価のしにくさも考えられます。

テレワークによって限界が見えることについて4つに絞って詳しく説明します。

テレワークによって限界が見えること1:社員の管理

テレワークによって限界が見えることの1つ目は、社員の管理です。

従来の働き方は、実際に社員が働いている様子を管理職が見取ることができました。しかしテレワークは正確な労働時間を把握しづらく、就業時間中にどれだけきちんと働いているのかが分かりにくいという欠点があります。

従来通りの社員管理は、テレワークでは限界があると言えるでしょう。

テレワークによって限界が見えること2:業務管理

テレワークによって限界が見えることの2つ目は、業務管理です。

オフィスで集まって働いていると、トラブルが生じたときの相談やちょっとしたやり取りなどが気軽にできます。また進捗状況もすぐに確認できるため、リアルタイムの業務管理が容易です。

一方でテレワーク中は、情報伝達手段を介さなければ情報共有ができません。電話やメールに頼った情報共有ではいずれ限界を迎えてしまいます。

テレワークによって限界が見えること3:人事評価

テレワークによって限界が見えることの3つ目は、人事評価です。

これは上記の2つの限界とつながる課題です。テレワークをしながら従来通りの管理をしていると、社員の状況が見えづらく、業務の進捗も把握しにくいため、人事評価が限界になってしまうのです。

この欠点を解消しなければ、テレワークをしている社員が不当に低い人事評価を受ける恐れがあります。

テレワークによって限界が見えること4:コミュニケーション

テレワークによって限界が見えることの4つ目は、コミュニケーションです。

テレワークは集中して働けて余計な雑務から解放されるというメリットがあります。一方で、行き詰ったとき、気分転換をしたいときなどに他の社員とコミュニケーションが取りづらくなるというデメリットもあります。

テレワーク中の社員同士のコミュニケーションについては、導入前に検討しておく必要があるでしょう。

テレワークを効果的にする3つの方法

テレワークを導入する上で社員の管理や人事評価が従来通りでは、様々な点で限界が生じます。テレワークの長所をいかし短所を減らすためには、情報共有ツールや評価方法の見直しといった工夫が必要です。

テレワークを効果的にするためにおすすめしたい方法について、スケジュール共有、コミュニケーションツールの導入、評価方法にわけて詳しく説明します。

方法1:スケジュールの共有

テレワークで限界が見えることの1つに、業務の進捗状況が把握しづらい点がありました。そこでおすすめなのがスケジュールの共有です。スケジュールの共有により、個別の進捗状況をつかみやすくなります。

また、ツールを活用してスケジュールの共有をすることでプロジェクト全体の進捗も見えてくるため、管理職の負担も軽減することができます。

方法2:コミュニケーションツールを活用する

テレワークで限界が見えることの1つに、コミュニケーション不足がありました。コミュニケーション不足を解消するためには、専用のツールを活用しましょう。

専用のコミュニケーションツールを使った連絡手段を確保しておくことで、業務に関する連絡をこまめにとれるようになり、業務管理が容易になります。また電話などより気軽にやり取りができるため交流にも便利です。

Slack

Slackは、チャット形式でやり取りができるコミュニケーションツールです。

Slackには1対1のチャットや複数とのグループチャットなどの機能があり、実際に話しているようにタイムラグなくやり取りができます。音声やビデオ通話にも対応している他、画像やファイルもすぐに共有できるので、業務を要領よく行えます。

Zoom

ミーティングをするときは、Zoomがおすすめです。

Zoomとは、媒体を問わず手軽にビデオ通話ができるコミュニケーションツールです。最大で1,000人までミーティングに参加することができ、49人分のビデオを画面上に出すことが可能です。

情報端末があればどこでもミーティングができるので、コミュニケーション不足の解消に役立つでしょう。

方法3:各部門ごとの評価を決める

テレワークで適正な人事評価をするためには、各部門ごとの評価を決めておきましょう。

全体の評価ではなく、部署ごとの評価を作ることで、個別の評価を丁寧に行うことができるようになります。

テレワークで評価を正確に行うには、全体評価は限界があります。直属の上長が一人一人の業務遂行状況を把握し、結果のみで評価が決まらないよう見取っていきましょう。

テレワーク時の人事評価を管理するおすすめアプリ3つ

テレワーク時の人事評価管理には、人事評価用のアプリを活用しましょう。

テレワークを始めるにあたり、従来の人事評価制度では限界がある可能性があります。人事評価ツールには社員の情報管理、目標管理、多面評価といった様々な機能を兼ね備えたものがあり、より効率的に人事評価を行えるようになります。

おすすめの人事評価アプリを3つ紹介します。

テレワーク時の人事評価を管理するおすすめアプリ1:HRMOS

HRMOS(ハーモス)は、社員の情報の一括管理に適した人材評価ツールです。

HRMOSは、MBO、コンピテンシー評価など多様な評価方法に適応しているため、会社に合ったスタイルで運用することができます。また、社員情報を一括で管理できるため、人事評価にまつわる事務作業を減らし、社員負担を軽減することが可能です。

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テレワーク時の人事評価を管理するおすすめアプリ2:MBO Cloud

MBO Cloudは、CYDAS(サイダス)の提供する使いやすさを重視した人事評価ツールです。

シンプルな構成で使いやすく、サポート体制も充実しているため導入のハードルが低いところがメリットです。また、MBO Cloudでは目標管理も行うことができます。目標に対する進捗状況や結果を視覚的に見ることができるため、人事管理以外の点でも有効活用が可能です。

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テレワーク時の人事評価を管理するおすすめアプリ3:スマレビ

スマレビは、多面的な評価が可能な人事評価アプリです。

人事評価は上司が部下をみるだけでなく、同僚同士、あるいは逆に部下が上司をどう見ているかなど、多面的な情報が必要です。スマレビは、360度評価という複数の視点からの評価をレポートにまとめてくれるツールです。より正確な人事管理を行いたいときに便利でしょう。

360度評価(多面評価)|360度評価(フィードバック)・社内アンケートツール|スマレビ

テレワークの管理問題を改善しよう

テレワークはメリットの多い働き方ですが、導入の際の検討が不十分だと、社員評価や業務管理といった多くの場面で限界が見えてきてしまいます。

テレワークによって限界がみえることの多くは、制度の見直しと適切なツールの活用で改善することが可能です。テレワークの限界をなくし、メリットを最大限に活かせるよう、ツールを活用して管理問題を改善していきましょう。