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テレワークでの監視は必要?気を付けたいポイント5つとツール紹介

テレワークでの監視の目的

テレワークの特徴として、セキュリティが甘くなり仕事の進み具合も確認しにくくなるため、監視によるリモート管理が重要視されています。

テレワークでの監視は、社員を束縛することが目的ではありません。監視という形で業務を管理することで、情報漏洩を防止したり、オフィス外でも社内ルールを遵守させ、社員であることを常に忘れないように促したりすることが目的です。

仕事の進捗状況の把握

テレワークは社員の仕事の進捗具合がわかりづらいです。

そのため、テレワーク時における残業代や勤怠の管理、人事評価のために、従業員の勤務時間を正確に把握しておく必要があります。また労働者の健康問題に関わる場合もありますので、テレワークにおける雇用者側の監視体制は適切なものにしましょう。

社員間での連絡を取りやすくする

テレワークにチャットやWeb会議のツールを利用することで、社員間の連絡を活性化できます。

また、音声チャットやビデオチャットを取り入れることで、コミュニケーションを円滑にできます。このような監視とも似た社員間同士の連絡は、社内のチームワークを深めるためにも役立つでしょう。

社内ルールの遵守を確認する

テレワーク時の監視は、社員が社内ルールを遵守しているかどうかを確認することができます。

社内ルールは重要なもので、社員ひとりひとりのモチベーションを向上させ、業務を統一化することで業績アップに繋げていくことができます。また、社内ルールを人事評価に反映させることで、テレワーク時でも指導がさらに行いやすくなります。

テレワークでの行き過ぎた監視とは

テレワークでの行き過ぎた監視が問題視されています。

日本で働く会社員には仕事に対して、時として強い義務を持ち過ぎることがあります。加えて、日本の職場は成果主義ではなく評価主義なので、テレワークの場合には雇用者側からの監視が強まってしまう傾向にあります。

1分1秒単位での業務管理

テレワークでの監視を1分1秒単位でできる管理方法もあります。

ネットのツールを使い、従業員が作業を開始する時間と終了する時間を正確に把握するために、着席と退席のボタンを押すシステムを導入している企業もあります。これによってトイレや食事の時間も細かく把握できます。

社員のテレワークでの勤務時間が秒単位で把握できるシステムで、管理者は四六時中、従業員の動向を監視し続けることが可能です。

また、社員が着席のボタンを押すことで、パソコンの画面がランダムに管理者へ送付されたり、雇用者側とテレワークのPCが繋がっていて常に監視ができるツールもあります。

常時カメラで監視する

テレワークでの監視の1つに、リモート用のカメラで常時撮影し続けるというものもあります。

リモート用のカメラで数分に1回撮影が行われて管理者に送るツールがあります。このようなツールはもともとは監視用に作られたわけではないが、雇用者側が監視に利用するケースがあります。また、このような監視は違法ではないので、会社側の判断に任されています。

テレワークでの監視で気を付けたいポイント5つ

近年では、テレワークでの行き過ぎた監視が問題になっています。

雇用者がテレワークでの監視をする従業員に課す場合は、以下に挙げる5つのポイントに気を付けながら行う必要があります。

気を付けたいポイント1:プライバシー侵害

テレワーク中の監視は、行き過ぎるとプライバシーの侵害にあたる場合があるので気を付けましょう。

テレワーク中の従業員が仕事をする場所は、自宅などのプライベートな空間です。トラブルのもとになるので、テレワークでの過度の監視は避けるべきでしょう。また、社員のパフォーマンスが低下する可能性もあるので気を付けましょう。

気を付けたいポイント2:パワハラ行為

テレワークでの監視がパワハラ行為につながる恐れがあるので、気を付けてください。リモートハラスメントが企業の中で話題になり始めています。テレワークによる管理者からの抑圧が、社員のストレスになりつつあるからです。

仕事を怠っていないか頻繁にきつい口調でチェックしてくるなど、テレワークでの過度の監視が従業員たちにとってパワハラ行為に映る場合があります。訴訟問題やトラブルにならないように、雇用者はもう一度従業員との接し方を見直しましょう。

気を付けたいポイント3:情報漏洩

テレワークで気を付けたいのが、公共Wi-Fiや人為的な理由で情報が外部に漏れることです。

オフィスではない場所での作業により、コンピューターウイルスやハッキングの被害に遭ったり、サイトを開いたままで席を離れることで人に画面を見られるたりするトラブルも起こりえます。

また、書類やデータの盗難や紛失などのトラブルが起こる可能性があるため、テレワークを行う人のセキュリティが甘いと、社外秘の重要な情報が漏洩する恐れがあります。他にも、テレワーク時に意図して情報を流出させる場合もあり、監視の重要性が増していきます。

気を付けたいポイント4:セキュリティ管理

テレワークでもっとも気を付けなくてはいけないのがセキュリティ面です。

テレワークはコンピューターネットワークを使って仕事をするので、セキュリティ対策を万全に行ってから始める必要があります。また、社員が急な病気やケガ、災害により業務ができなくなった場合のことも事前に考慮しておく必要があります。

気を付けたいポイント5:勤怠状況の把握

テレワークで勤務状況を把握するために監視が必要とされています。

テレワークはオフィス外での勤務なので、勤怠状況の把握が困難です。なりすましや疑似工作、仕事の放棄や遅刻・欠勤などの現状も確認しにくくなります。またテレワークでも残業代の支給が必要です。

これらの正確な就業時間を把握するためには、テレワークの監視が必須となっています。

気を付けたいポイント6:監視にリソースを割きすぎない

リソースとは資源・資産という意味の英語で、ヒト・モノ・カネなどの経営資源を指すビジネス用語として広く使われています。

管理者がテレワークでの監視に集中するあまり、自分自身の仕事を疎かにしたり、監視のためのツールや器具に費用をかけ過ぎたりしないように、注意が必要です。

テレワークの監視にリソースを割き過ぎると自分自身のパフォーマンスが低下する上に、監視をストレスに感じる社員の業績が悪化する可能性があります。気を付けましょう。

テレワークで使える便利なツール

テレワークで使える便利なツールを3つ選んで紹介していきます。

テレワークに利用できるネットのツールはたくさんありますが、その中から特に便利なものを3つピックアップして内容を詳しく説明していきます。

チャットワーク

チャットワークはビジネス向けのチャットツールです。

チャットワークのグループチャットは、スタンプや返信機能がとても充実しているので、社員同士がコミュニケーションを取りやすいという利点があります。パソコンやスマホなどさまざまなデバイスが使えるので、いつでもどこでもアクセス可能です。

また既読機能がないので気を使わなくてよい分、仕事への集中力が増すというメリットもあります。現在、多くの企業が取り入れているテレワークに最適のチャットツールです。

Zoom

Zoomとは、あらゆるデバイスに対応するweb会議システムに用いられるツールです。いつでもどこでも、ネットを通した対面によるミーティングや打ち合わせに利用できます。

Zoomの大きな特徴は高画質・高音質です。また、誰でも簡単に設置・使用できる手軽さがあり、音声とビデオの通話を同時に行うこともできます。Zoomのゲストは登録の義務がないので、クライアントとの打ち合わせなどにも気軽に利用できます。

TimeCrowd

TimeCrowdとは、シンプルな時間管理ツールです。

単純な仕組みなのでとても使いやすく、チームで時間を共有し合うことができます。TimeCrowdを利用することで社員同士のコミュニケーションが深まり、生産性も高まると考えられています。

パソコンやスマホなど、さまざまなデバイスでアクセスできます。

テレワークでの監視は慎重に行おう

テレワークの導入が増えていますが、従業員の監視は慎重に行ってください。セキュリティや従業員の安全確保など、テレワークにはさまざまな問題が提起されているため社員の勤怠管理が必要です。

雇用者が社員の管理をする際に、監視するという姿勢は避けた方がよいでしょう。トラブルになる可能性が高くなるからです。従業員の安全面に配慮しながら、業務の進捗状況を把握し続けるという捉え方をした方が、テレワークをスムーズに行うことができるでしょう。