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ExcelVBAとは?人事なら知っておきたい業務簡略化の手段

エンジニアを採用するにあたって、スキルを見ますが「ExcelVBA」をご存知でしょうか。
日常使うExcelをより効率良く使う、手法なのでスキルをもっている人材は重宝します。
ExcelVBAを活用すれば、単純な作業であれば自動化させ、業務を効率化できます。
本記事ではExcelVBAとはなにか、ExcelVBAでどんなことができるのかを紹介します。

ExcelVBAとは

キーボード
VBA(Visual Basic for Applications)はMicrosoft Office製品に搭載されている簡易的なプログラミング言語です。
Word、Excel、PowerPointなどに搭載されており、プログラムを作成・実行することで作業を自動化させたり、機能を拡張したりすることができます。
同じ作業を自動化させる機能として「マクロ」がありますが、この2つは違うものです。
マクロは操作を自動化させる機能の全体を指し、VBAはマクロの処理を動かすためのプログラムです。
VBAを活用すれば、これまで手作業で行うしかなかったExcel作業を自動化でき、大幅に業務を効率化できます。
では一体ExcelVBAではどんなことができるのか次の項で紹介します。

ExcelVBAでできること


ExcelVBAはExcelの機能でできることはすべて行えます。
具体的な例を挙げると以下のようなことができます。

  • 従業員の勤務状況を表にまとめる
  • 住所や氏名などを分割して出力する
  • データを複数のシートに連続して作成する
  • 月末にデータの処理を行う
  • 入力フォームを使ってツールを作成する
  • 複数のPDF情報をExcelで一覧にする
  • Excelの情報を項目別にシートに転記する
  • マクロでフローチャートを作成する
  • 請求書を作成する
  • Gmailを送信する
  • テンプレートを使ってメールを送信する

特にデータ管理や事務作業など、同じ作業を繰り返すことが多い業務には、ExcelVBAが向いています。
一度作業ごとにVBAでマクロを作っておけば、あとは自動で作成してくれます。
ExcelVBAは特別なソフトをインストールしなくても、Excelの「開発」のタブから簡単に行えるのが魅力です。
同じ作業に時間を取られているという方はぜひ試してみてください。

ExcelVBAに向いていないこと

基本的にExcelで行えることは、すべてExcelVBAで行うことができます。
しかし、ExcelVBAが向いていない場面も存在します。
たとえば100万件ある膨大な数のデータベースを扱う場合、ExcelVBAだとデータ処理に時間がかかります。
そのため高速でソートしたい時は、ExcelVBAよりもアクセスの方をおすすめします。

ExcelVBAのスキルは採用基準になる

マクロの存在は知っていても、VBAを利用したことがない方も多いのではないでしょうか。
ExcelVBAを使えば、手作業で入力するしかなかった面倒な作業をすべて自動化させられます。
スキルとしてVBAをもっている人材は、応用が利くため採用基準になると考えられます。