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人材データベース活用の目的5つ|データ項目内容や構築時のポイントを解説

人材データベースとは?

人材データベースとは、企業の社員の情報をデータとして集約した、人材に関するデータベースのことです。

 

人材データベースでは、社員の基本情報の他にも採用時の性格検査や人事評価、社員の持つスキルなどの人材に関するデータを取り扱っています。

 

人材データベースを活用すれば、優秀な人材を確保して適切な配置を実現し、社員がより高いパフォーマンスを発揮できるような環境を構築できることでしょう。

エンジニアの多様なスキルを把握

人材データベースは、社員のスキルなどについての情報を集積しているので、エンジニアの多様なスキルを把握するためにも使用されます。

 

企業が高いパフォーマンスを発揮するためには、エンジニアの多様なスキルを活かすことが大切で、人材データベースを活用すれば、より適切なポジションにエンジニアを配置できます。

 

エンジニアのスキルからスキルマップを作成し、誰がどのようなスキルを持っているかを一目でチェックできます。

人材データベース活用の目的5つ

人材データベースは、優秀な人材の確保や適切な人員配置により生産性を向上させるツールで、人材データベースで知っておきたい活用目的がいくつかあります。

 

ここでは、人材データの可視化、人事戦略への活用、優秀な人材確保に活用、人事管理業務の効率化、働き方改革の実現という、5つの人材データベース活用の目的について紹介していきます。

人材データベース活用の目的1:人材データの可視化

1つめの人材データベース活用の目的は、人材データの可視化です。

 

人材データベースでは、限られた人的資源の中から自社の社員の能力を有効活用するために、社員のスキルやマインド情報などをデータ化して、人材データの可視化を実現しています。

 

スキルマップの作成などにより、人材の情報を目に見える形にすることで、適切な人員配置の実現などに役立てられています。

人材データベース活用の目的2:人事戦略への活用

2つめの人材データベース活用の目的は、人事戦略への活用です。

 

人材データベースでは、企業に蓄積されている人材のスキル情報やマインド情報などを利用して、ひとりひとりが高いパフォーマンスを発揮できるような人事戦略を実現できます。

 

また、人材のパフォーマンスの基準である人事評価情報では、部署が変わったときの評価がどのように変化したかなどを分析でき、適切な人員配置を実現するための目安になります。

人材データベース活用の目的3:優秀な人材確保に活用

3つめの人材データベース活用の目的は、優秀な人材確保に活用です。

 

企業活動において優秀な人材を確保しておくことは大切で、優秀な人材を見極めて確保しておくために、人材データベースを充実させておく必要があります。

 

人材データベースによって優秀な人材を把握して、分析したマインド情報を基に離職対策を実施したりして、事業を発展させるための施策を取ることが大切です。

人材データベース活用の目的4:人事管理業務の効率化

4つめの人材データベース活用の目的は、人事管理業務の効率化です。

 

社員の採用や人事評価、人員配置や人材育成などの人材管理業務は、社員の数が多いほど作業の数が多くなり、多くの時間やコストがかかることがあります。

 

人材データベースでは、社員ひとりひとりのデータを一括管理して、人事管理業務に必要な時間やコストを削減し、人事管理業務の担当者の負担を軽減できます。

人材データベース活用の目的5:働き方改革の実現

5つめの人材データベース活用の目的は、働き方改革の実現です。

 

政府が提唱している働き方改革では、長時間労働の是正や柔軟な働き方ができる環境整備などについて取り組んでいく必要があります。

 

人事データベースを活用して、自社の社員ひとりひとりの勤怠情報や働き方を可視化して、適切な人材管理や早期の問題把握、発覚した問題へ適切な処置を施していくことで、働き方改革の実現につながります。

雇用・労働 「働き方改革」の実現に向けて

人材データベースの4項目

人材データベースは、社員ひとりひとりの情報を適切に管理するためのデータベースで、人材データベースで管理する情報の項目には、さまざまなものがあります。

 

例えば、基本データ、人事評価データ、スキル・資格データ、マインドに関するデータがあります。

 

ここでは、人材データベースで管理している4項目の情報について紹介していきます。

人材データベースの項目1:基本データ

1つめの人材データベースの項目は、基本データです。

 

基本データでは、社員の氏名や住所、生年月日や入社年月日など、社員個人を特定するための情報を取り扱っています。基本データが正確に入力されていないと、データの検索や抽出などが必要な際に、正確なデータを使用できないことがあるので注意が必要です。

 

最近では、性別などでダイバーシティに配慮した情報設定が必要になっています。

人材データベースの項目2:人事評価データ

2つめの人材データベースの項目は、人事評価データです。

 

人事評価データは、人材のパフォーマンスを測定するためのデータとして利用され、配置換えによる影響を分析したり、適切な人員配置を実現したりするために活用されます。

 

勤怠情報や実績、職務内容の他にも、発言時間などの行動データを収集して蓄積し、行動と能力の相関関係分析する企業も出てきています。

人材データベースの項目3:スキル・資格データ

3つめの人材データベースの項目は、スキル・資格データです。

 

どの社員がどのようなスキルや資格を有しているかを把握するために、人材データベースでは、スキルレベルや語学力、保有資格などのデータを保存しています。

 

スキルマップを作成し、社員の保有資格やスキルレベルを把握することで、適正な人員配置を実現できるようになり、業務効率の改善や生産性の向上につながることでしょう。

人材データベースの項目4:マインドに関するデータ

4つめの人材データベースの項目は、マインドに関するデータです。

 

マインドに関するデータとは、社員の性格やモチベーション、エンゲージメントなどのことで、組織生産性向上や離職対策の実施などに活用されています。

 

マインドに関するデータは、システムによるマインド関連のアンケートや適性検査、上司との面談や上司のメモ、キャリア志向などにより、可視化できるような形でデータ化されています。

人材データベース構築のポイント3つ

社員を適切に管理して生産性を向上させるためにも、人材データベースの構築は大切で、人材データベースを構築するためのポイントには、いくつかのものがあります。

 

例えば、各項目別に閲覧権限を設定、運用導入は小規模から開始、データ更新のために事前ルールを設定などのポイントがあります。

 

ここでは、人材データベース構築のポイントについて、3つ紹介していきます。

人材データベース構築のポイント1:各項目別に閲覧権限を設定

1つめの人材データベース構築のポイントは、各項目別に閲覧権限を設定することです。

 

人材データベースに登録するデータには、個人情報や人事評価など、機密情報を取り扱う部分もあり、情報が漏えいしてしまうリスクを排除する必要があります。

 

人材データベースを構築する際に、プライベートな内容やデリケートな内容を取り扱う項目など、各項目別に閲覧権限を設定して、情報漏えいのリスクを削減することが大切です。

人材データベース構築のポイント2:運用導入は小規模から開始

2つめの人材データベース構築のポイントは、運用導入は小規模から開始することです。

 

いきなり大規模なデータベースを構築しようとしても、データの追加や更新作業などに手間取ってしまい、データを活用できなくなる事態に陥ってしまうことがあります。

 

プロジェクトや部門単位で最小限の項目のデータベースの構築など、小規模な人材データベースから運用導入を開始して、徐々に規模を大きくしていくことが大切です。

人材データベース構築のポイント3:データ更新のために事前ルールを設定

3つめの人材データベース構築のポイントは、データ更新のために事前ルールを設定しておくことです。

 

データベースは、構築しただけ活用できるわけではなく、データの更新やバックアップなどのメンテナンスが必要です。しかし、頻繁な更新も担当者の負担を増やしてしまいます。

 

更新頻度や方法、バックアップなどのデータ更新のためのルールを設定して、効率的にデータベースを運用することが大切です。

人材データベースを活用できるシステム6選

企業活動において、人材データベースを活用して人事管理することは大切で、人事データベースを活用できるシステムには、さまざまなものがあります。

 

例えば、カオナビ、Talent Palette、jinjer人事、HuTaCT、HRBrain、sairecoなどがあります。

 

ここでは、人材データベースを活用できるシステムについて、6つ紹介していきます。

人事管理システム1:カオナビ

1つめの人事管理システムは、カオナビです。

 

カオナビは、社員の個性を一目で把握できる人材管理システムで、クラウド上で社員のスキルや経験、思考の傾向などについて管理できます。

 

社員の実績やスキル、現場での評価などのあらゆる角度から人材を検索して優秀な人材を探し出したり、実力を発揮できるようなポジションに配置したりするなど、効率よく人材管理できます。

人事管理システム2:Talent Palette

2つめの人事管理システムは、Talent Paletteです。

 

Talent Paletteは、社員の配置や育成、採用や離職防止の施策などを1つのプラットフォームで対策できる、高機能なタレントマネジメントシステムです。

 

人材のスキルなどの情報を視覚化して、人材を採用して育てていくためのサポートや、経営戦略を立てるためのサポートをしてくれます。

人事管理システム3:jinjer人事

3つめの人事管理システムは、jinjer人事です。

 

jinjer人事は、人事管理や勤怠管理なども1つのプラットフォームでまとめて管理できる人事管理システムです。

 

勤怠管理や人事管理、給与計算や経費精算、社員のコンディション管理などの項目があり、必要な機能を選んで使用できるので、無駄なコストを抑えられます。

人事管理システム4:HuTaCT

4つめの人事管理システムは、HuTaCTです。

 

HuTaCTは、人事管理に必要な機能を集約したクラウド型タレントマネジメントシステムで、企業のニーズに応じて多種多様なシステムとして利用できます。

 

クラウド上で人材に関する情報を一元管理し、個人やチームの能力などをシミュレーションして可視化できるので、適切な人員配置を実現して、業務効率の改善に役立つことでしょう。

人事管理システム5:HRBrain

5つめの人事管理システムは、HRBrainです。

 

HRBrainは、人事評価や人材データ活用、タレントマネジメントなどの人材管理業務も簡単にでき、シンプルで戦略的な人事を実現する人材管理システムです。

 

テレワークにより希薄になった社内コミュニケーションの影響を受ける社員の状況を管理して、適切なケアを実施でき、社員の離職防止などに役立つことでしょう。

人事管理システム6:saireco

6つめの人事管理システムは、sairecoです。

 

sairecoは、組織人事の情報を蓄積して経営に活用するための、クラウド型人事管理システムです。

 

人材管理における定型業務を自動化してルーチンワークの無駄を省き、効率的な人事業務を実現できることでしょう。また、人材情報を可視化することで、より効果的な人員配置を実現できるようになることでしょう。

人材データベースを活用できるシステムを導入しよう

ここまで、人材データベースの活用方法やデータ項目内容、構築の際のポイントなどについて紹介してきました。

 

人材データベースは、企業が人材を有効に活用して業績を向上させるために役立つ、便利なデータベースです。

 

企業にいる人材を有効に活用したい人は、ぜひ人材データベースを活用できるシステムを導入してみてください。

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