MENU

テレワーク導入時のタスク管理や勤怠管理の課題|導入する際に必要なツール7つ

テレワークとは

テレワークとは、時間や場所の制約を受けずに柔軟に働くことです。

tele(離れた場所)と、work(働く)という単語を合わせた造語であり、1970年代にアメリカで自動車による大気汚染が大きな問題となった際、その解決策として自宅から仕事をするスタイルが導入されたことが始まりと言われています。

今では日本でも普及が進んでおり、主に自宅や外出先、サテライトオフィス等から働く人が増えています。

テレワークの種類3つ

一言でテレワークと言っても、大きく3種類に分けることができます。1つ目が「在宅勤務」2つ目が「サテライトオフィス勤務」3つ目が「モバイルワーク」です。

ますは、この3種類の働き方と特徴について詳しく見ていきましょう。

テレワークの種類1:在宅勤務

まず「在宅勤務」とは、所属している会社のオフィスに出勤することなく、自宅を就業場所として働く勤務スタイルのことを指します。

従業員はそれぞれの自宅から、パソコンや電話、FAX等を利用して、会社にいる同僚や客先と連絡を取り勤務をします。

テレワークの種類2:サテライトオフィス勤務

次に「サテライトオフィス勤務」とは、会社の本社から離れた場所に設置されたオフィスから勤務をすることを指します。

外回りや営業職の社員が客先から帰社せずに勤務できるよう主要都市に置かれる「都市型」や、通勤時間の削減のためにベッドタウン付近に置かれる「郊外型」などのサテライトオフィスがあります。

テレワークの種類3:モバイルワーク

モバイルワークとは、外出先でノートパソコンやスマートフォンなどを使って業務をする事を指します。主に外回りが多い営業職の人が実施しているケースが多く、勤務場所は顧客先から移動中、カフェなど多岐にわたります。

テレワークを導入する上での課題3つ

テレワークを導入することで、これまでの通勤時間を、家族と過ごす時間や自己啓発、趣味にあてられることができ、従業員のワークライフバランスの向上にも繋がります。

その一方で、テレワークを導入することによって生じる課題もあります。下記では、勤怠管理・コミュニケーション不足・タスク管理の3つのポイントに絞って課題を紹介していきます。

テレワークの課題1:勤怠管理

テレワークは、通常のオフィスでの勤務と比べて従業員の始業時間や就業時間、休憩時間などを管理しづらいという点があります。

また、周りに上司や同僚がいるオフィスでの勤務とは異なり、テレワークの場合は1人で働くことが多いため、オンオフの切り替えが難しく、深夜まで働いてしまったり、サービス残業をしてしまうリスクもあります。

テレワークの課題2:コミュニケーションの減少

続いて挙げられる課題は、社員間のコミュニケーションの減少です。日本の企業において多く見られるひとつのタスクを共有しながら働くスタイルにおいて、顔に合わせて会話できないことは社員の不安を招く可能性があります。

また、テレワークをしている従業員は、周りに相談相手となる上司や同僚がいないため、仕事の悩みを一人で抱え込んでしまうリスクもあります。

テレワークの課題3:タスクの管理

最後に紹介する課題は、テレワークにおけるタスク管理の難しさです。

オフィスで勤務していると、自然に誰がどんな仕事をしているのか目に入ってきますが、テレワークですと、各々の仕事ぶりやチームの状況を把握することが難しく、抱えているタスクの優先順位づけや進捗の管理がしづらくなる可能性があります。

勤怠やタスク管理などテレワークを導入する際に必要なツール7つ

勤怠やタスク管理などテレワークを導入する際に必要なツールとして、「タスク管理ツール」「チャットツール」「オンライン会議ツール」「勤怠管理システム」「営業支援システム」「評価システム」「ファイル管理ツール」などが挙げられます。

それでは、一つ一つのツールについて詳しく説明していきます。

テレワーク導入時に必要なツール1:タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、従業員のタスクをシステム上で一元管理し、チーム内で共有することで、タスクの抜け漏れをなくし、プロジェクトの管理にも貢献するツールです。

自身の抱えているタスクの優先順位や締め切りなどを可視化できるツールがあることで、チームだけでなく個人単位でも仕事がしやすくなります。

テレワーク導入時に必要なツール2:チャットツール

メールのやりとりでは堅苦しい文面や話題も業務内容のみとなってしまう中、気軽に利用できるチャットツールがあることで、テレワーク中に減ってしまう社員間のコミュニケーションを増やすことができます。

業務連絡だけでなく、オープンディスカッションや雑談も盛り上げることができるので、チームの一体感を高めることにも繋がります。

テレワーク導入時に必要なツール3:オンライン会議ツール

テレワークにおいて欠かせないのは、オンライン会議ツールです。どうしてもメールやチャットなど文面のやりとりが中心となってしまう中、相手の顔を見ながら、または自分の画面を共有しながら話せる電話会議ツールは重要な役割を果たします。

途切れ途切れになることなく、安定して音声や映像を届けられるか、オンライン会議の設定方法が煩雑でないかなどを意識して使用する製品を選ぶことが重要です。

テレワーク導入時に必要なツール4:勤怠管理システム

先ほどテレワークを導入する上での課題において挙げた、勤怠管理の難しさを解消するためには、勤怠管理システムを利用することが効果的です。

パソコンのログを参照し、立ち上げた時間やシャットダウンした時間、使用したソフトウェアなどを把握できることで、上司も部下の労働時間を管理しやすくなります。

また、他のチームメンバーがどのくらい働いているのか分かることで、忙しそうな人のタスクを分担する等、チームの連携強化にも繋げることができます。

テレワーク導入時に必要なツール5:営業支援システム

営業やカスタマーサポートをしている従業員がテレワークをする場合、営業支援システムも必要となるツールとして挙げられます。

CRM(Customer Relationship Management)やSFA(Sales Force Automation)とも呼ばれる営業支援システムは、営業先である顧客の管理だけでなく、営業職員の目標値やタスクの可視化にも使われるツールです。

テレワークの場合、オフィスで働く時と比べてこまめな情報共有が難しくなりますが、営業支援システムを導入することで、顧客情報や営業目標値を即時に共有することができます。

テレワーク導入時に必要なツール6:評価システム

人事部や人材管理をしている従業員のテレワークにおいては、評価システムの導入が必要です。上記だけでなく、上司が部下を評価する際も、直接会う機会が少ない中で各従業員に正確な評価をつけられるようなシステムが大切となります。

在宅勤務における従業員の評価について、日本テレワーク協会も下記のように述べています。

週に1、2日程度の在宅勤務の場合は、評価制度を変える必要はないが、フルの在宅勤務の場合は検討が必要

https://japan-telework.or.jp/tw_about-2/point/

テレワーク導入時に必要なツール7:ファイル管理ツール

紙の書類ではなく電子化されたファイルが中心となるテレワークにおいて、ファイル管理ツールの導入も必要です。ファイルの検索機能や、チームメンバーとの共同編集を可能にするためには、クラウド型のファイル管理ツールが便利です。

ツール以外にも!テレワークで必要な体制作り

先ほど紹介したツール類の導入も大切ですが、テレワークに合った組織の体制作りも重要になってきます。

まずは、テレワークをすることで場所の制約は減りますが、フレックスタイム制などを採用することで、時間の制約も減り、従業員がより快適に働くことができます。日々の都合に合わせて勤務時間を調節できることで、仕事とプライベートのバランスがとりやすくなります。

更にテレワーク中は一人で働くことが増えるためチームの一体感を高め、従業員一人一人のモチベーションを維持できるような雰囲気づくりも重要となってきます。

ツールを導入してテレワーク時のタスク管理や勤怠管理をスムーズにしよう

このように、テレワークを導入する際の課題は、適切なシステムやツールを利用することや、組織の体制・雰囲気づくりによって解決することが可能です。

従業員の働き方改革だけでなく、電力を始めとした環境負荷軽減や雇用の創出など、社会にとっても大きな効果があると言われているテレワーク。これを機に導入を検討してみてはいかがでしょうか。