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分かりやすい業務マニュアル作成のコツ~今日からできる人事の職場改善~

新入社員にできるだけ早く仕事を覚えてもらいたい時に助かるのが業務マニュアルです。
分かりやすい業務マニュアルがあるだけでも、新入社員は安心して仕事ができます。
本記事では実用的な業務マニュアルの作成手順やポイントを紹介します。

実用的なマニュアル作成の手順

業務マニュアルは、業務や作業などに対し、具体的にどのような流れで作業を行うのかをまとめたものです。
分かりやすいマニュアルがあれば、新入社員でも業務をスムーズに進めることができます。
業務マニュアルを作るには、まず作成手順の流れをしっかりと把握しておきましょう。

1.内容を決める

まずマニュアルに記載する内容を決めましょう。
カテゴリごとに分類し、それぞれのカテゴリにどんな内容を入れるかなどの構成を考えます。
また事前に社内のコンプライアンスや規則に目を通しておくことで、矛盾のないマニュアルが作成できます。

2.マニュアルを作成する

記載する内容が決まったら、まずは仮のマニュアルを作成しましょう。
そしてそのマニュアルに沿って仕事を進めていき、分かりにくい点や不足している点があれば修正します。
最後に他の担当者や上司にも確認してもらい、内容に問題がないか確認しましょう。

3.チェックリストを作る

マニュアルの中で特に確認がいる部分を抜き出してチェックリストを作成します。
ミスが起きやすい部分をチェックリストで再確認することで、重要な点を確認できます。
また抜けや漏れなどのミスを防げます。

分かりやすいマニュアルを作るポイント


マニュアルのフォーマットはシンプルにまとめるのがおすすめです。
もっと見やすくしたい、分かりやすくしたいと色や図形を多用するとかえって見づらくなってしまいます。
かといって文字だけのマニュアルは読みづらく、なかなか頭に入ってきません。
図解や写真などの画像を適宜使用することで、情報が一目で分かるようにしましょう。
また特に読んでもらいたい分はフォントや色などを変えて強調するのがおすすめです。

トラブル例も記載する

マニュアル通りにしていても、ミスをしてしまうことは誰でもあります。
マニュアルにはそんな時のトラブル例やクレームなどを記載し、どうやって対応したかのノウハウも盛り込んでおきましょう。
また作成者がミスをしたなど実例をのせておくのも分かりやすい例です。
実例を共有することで、同じミスを防げます。

必要に応じて更新しよう

マニュアルは年月が経つと、中身がそぐわないものになっている可能性があります。
常に最新の情報を掲載できるように、必要に応じて更新を行いましょう。