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人事面談とは?行う目的や進め方・行う際のポイントについて解説

人事面談とは


「面談」とは向かい合って話すことで、「人事面談」では上司または人事担当者が社員と面談して人事的な評価を行います。

また、人事面談は評価をする(もしくは評価を伝える)だけでなく、両者が互いに情報を共有したり、相互の意思疎通をスムーズにしたり、社員の強みや弱みをあぶりだして能力開発に活かしたりできます。

このように、人事面談は企業における人材育成に欠かせない工程と言えるでしょう。

社員のモチベーションを上げることも目的のひとつ

従来の企業は、上司の指示を部下が忠実に遂行するのが一般的でした。しかし、最近では人事面談で業務や精神的なサポートおよびケアをすることによって、早期離職を防ぐ役割を担っています。

また、人事面談で上司や人事担当者が部下や社員を高く評価することで、モチベーションを維持させることも目的の一つです。そのため、人事考課を紙面だけで済ますのではなく、人事面談を行う企業が増えています。

モチベーションを維持させるために普段からできること


このように多くのメリットがある人事面談ですが、実際は人事面談でモチベーションを上げたり、仕事に対する熱意が強化される部下もいれば、さほど効果がないように見える者もいるでしょう。

上司がさまざまな性格の部下のモチベーションを維持させるためには、人事面談の際だけでなく普段から部下との信頼関係を築いたり、コミュニケーションをとる必要があります。

上司が普段からできることを紹介していきましょう。

目標を達成できるように支援する

どれだけ若い社員でも目標を持たせることが大切で、上司はその目標を達成できるよう支援する必要があります。そして、ときどき目標への進捗状況をチェックし、達成できそうにない場合はできる方法を部下と一緒に考えましょう。

これにより、部下は上司が自分に関心を持ってくれている、共闘していると感じ、関係性もより良くなります。また、悩みなどを解決するための助言をして解決に導くのも良いでしょう。

傾聴の姿勢を意識する

部下が何か話そうとしている時は、その話を遮らず「最後まで聴く」ことを普段から心がけましょう。

常日頃、指示や指導を受け、受け身になりがちな部下にとって、上司が自分の意見に反論したり話を遮ることなく聴いてくれることは、大きな自信と安心感を与え、信頼関係を築けるとともに、部下の仕事に対するモチベーションを保つことができます。

傾聴の姿勢をとる際は、相手に優しい視線を向けて適度な相づちを入れ、最後まで相手の話を聴きます。つい、自分の経験談や持論など、口を挟むことがないよう聞き役に徹しましょう。

人事面談の進め方6つの手順


前述したとおり、人事面談は上司や人事担当者が部下の社員を評価するだけでなく、多くの目的やメリットがあります。そのためには、短い時間の中で部下の社員のことをしっかりと見て、的確な質問をし、理解しあうよう努めなければいけません。

ここからは、そんな人事面談の進め方を見ていきましょう。

1:緊張を和らげるよう雑談等から入る

人事面談では、なるべく部下の本音を聞ければ望ましいですが、口下手な人や緊張しやすい人は、うまく返答できなかったり、黙り込んでしまうこともあります。

スムーズに面談を進めるためには、まず部下が話しやすい環境になるよう、他の社員に話を聞かれない個室を用意しましょう。そして、緊張を和らげるために雑談したり、仕事とは無関係な話から始めるなど、なるべく堅苦しい雰囲気を作らない努力が必要です。

2:対象の社員による自己評価を確認する

一方的に上司が部下に評価を告げて終わりでは、面談の意味がありません。評価に言及する前に、部下自身の自己評価を確認しましょう。

部下自身に自己評価を説明させることで、その人物の自己肯定感の高さや、どこに自信を持っているか、今後どんな仕事なら自信を持ってできるかの材料となります。

また、上司が評価を告げる際のヒントにもなるでしょう。部下自身が自信を持っている点を褒めれば自尊心が高まり、実際の評価との乖離が大きければ、それを矯正していく指導が必要になります。

3:評価を伝える

自己評価を確認したら、評価を率直に伝えます。目標の達成度合いを報告し、評価できるポイントや達成できた部分を褒めましょう。さらに、できなかった部分や未達成の部分について言及します。

感情的にならないよう、相手の心情を慮りながら客観的に冷静に伝えましょう。

4:評価の理由を説明する

評価の理由を説明し、疑問や不信感が残らないようにしましょう。特に、自己評価と会社の評価に乖離がある場合、面談で評価を聞いても納得できない可能性もあります。

特に、部下が期待していた評価よりも低い場合は、理解を得られにくいでしょう。その場合は、今後何を改善すべきか、どの課題を進めていくべきかを示唆し、優先順位の高いものを伝えると話がスムーズです。

5:今後の課題・目標について考える

今期の評価を終えたら、来期の目標や課題に話題をつなげます。前述したとおり、どの社員にも目標設定は必要です。前向きな気持ちで目標を立て、それに向けた具体的な取り組みや課題を決めます。

部下の考えがまとまらない場合は一緒に考えましょう。その場合も、設定目標の妥当性や、数値目標の明確化の方法など、具体的なポイントを示しながらも、サポートに徹し、自発的な返答や解決策を待つことが重要です。

6:今後のキャリア希望等についても話しておく

最後に、今後のキャリアに関する希望などを聞いておきましょう。将来的にどんなキャリアを築きたいのかを確認しておけば、社員の能力を効率的に引き出したり正しく導いたりすることができます。

また、離職希望者に気づくことにもつながるなど、自身の管理能力アップにもつながります。

人事面談のポイント3つ


人事面談は人間同士のやり取りであるため、通り一遍の面談にしないことが重要です。まず、人事面談をスムーズに進めるためには、部下との信頼関係が不可欠です。

部下のモチベーションを上げたり成長させるために、人事面談を充実させるポイントを頭の中に入れておきましょう。

1:話しやすい雰囲気を作る

人事面談の際、上司がいきなり本題を切り出すと、部下は萎縮したり、返答に困窮する可能性があります。

そのため、前述したとおり、まずは話しやすい雰囲気を作るために仕事に無関係な世間話などから始め、部下の緊張をほぐすことが必要です。すると、部下の本音や真の熱意を聞き出せるでしょう。

また、部下の話を聞き出すことばかりに注力するのではなく、自分の経験談や思いを語ることで、互いに共感できる場合もあるでしょう。

2:客観的な話をする

上司は部下に対して自分自身が考える目標や思いを押し付けてしまいがちです。しかし、評価や指導はあくまでも客観的な視点で行い、可能な限り自分の問題点を部下自身が自発的に気づけるよう導くなどサポートに徹することが重要です。

上司は、あくまでも目標に対する達成度で評価し、部下が自分の足りない部分に気づかなかったり会社の評価が自己評価と食い違っている場合には、冷静に具体的なアドバイスをしましょう。決して感情的になって人間性を否定したり、自分の価値観を押し付けてはいけません。

3:他の人との比較をしない

前述したとおり、評価は年度初めに立てた目標の達成度をもとに行います。つまり、その社員がどれだけ成果を上げたかの絶対評価であり、他の社員と比べて評価しないよう心がけましょう。

そのためには、普段から個々の社員を観察したり、コミュニケーションをとったりして、この一年における努力や成長の過程を見守ることが必要です。それを人事面談で褒めることで、社員の仕事に対する熱意の維持や、上司に対する信頼感につながります。

変化や成長を認めることが大切


上司と部下が、常日頃は「業務報告だけ」や「挨拶をするだけ」の関係の場合もあるでしょう。すると、人事面談でかける言葉が見つからなかったり、言葉に説得力がなくなります。

逆に言えば、上司は人事面談での姿勢や話の内容で、部下への期待や関心の強さをはかりとられてしまいます。そのため、上司は普段からしっかりと部下を見守ることが必要です。部下の変化や成長を認めていけば、自ずと人事面談は充実したやり取りになるでしょう。

社員にとってよりよい面談になるようにしよう


特に大きな部署はさまざまな性格の部下がおり、人事面談を執り行う上司や人事担当者は苦労を覚悟する必要があります。中には、部下が返答に困窮したり、予想外の部下の意見に戸惑う場面もあるでしょう。

部下を評価しそれを伝え、納得を得ることは、場合によって困難を伴います。しかし、それは人材育成のために重要なことです。

評価だけなら書面でも十分ですが、部下のモチベーションを高めたり、自己評価を矯正したり、隠れた能力を引き出せるかは、人事面談での上司の腕の見せ所です。

そして、ひいてはそれが上司自身の評価アップや会社および部署の業績アップにつながるでしょう。