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不採用通知に関するポイント4つ|具体的な不採用通知の書き方も解説

不採用通知は口頭ではなく文面がいい?

求人活動における不採用通知の対応は、応募者に対する配慮が必要不可欠であることからも慎重に対応せざるを得ません。

 

不採用通知を伝える方法には、メールや手紙による文面で知らせる方法と電話により口頭で知らせる方法があります。

 

どちらの方法も知らせる行為としては同じことですが、後のトラブルを回避するためには文面による通知をお勧めします。また、電話の場合はつながらないことで通知できない可能性もあります。

トラブル回避のため

口頭で不採用通知をおこなう場合の注意すべきポイントは、不採用である事実を簡潔に伝える事です。

 

余計な言葉を挟むことで主題がぼやけてしまうと、用件が伝わりにくい場合があります。さらには口頭通知だからこそ、認識の齟齬が生じ、トラブルにつながることが想定されます。トラブル回避の観点からも、文面による通知をお勧めします。

不採用通知に関するポイント4つ

不採用通知を送付する際のポイントを4つ紹介します。ポイントとは、書面における時候のあいさつ、履歴書或いは職務経歴書等の取扱い、送付のタイミング及び不採用通知の文言についてです。

 

不採用通知には、不採用の事実を知らせるほかに応募に対する感謝の気持ちを添えることが重要です。応募者に対して企業の誠意を示すことで、企業イメージのダウンを防ぎます。

不採用通知に関するポイント1:「時候のあいさつ」は不要である

不採用通知の書き出しについて説明します。時候のあいさつとは手紙の書き出しの言葉であり、季節によって多くの言葉があるのが特徴です。

 

しかし、不採用通知における必要な内容は、不採用である事実を告げることなので、時候のあいさつは不要です。ただし、感謝の気持ちを添えることを忘れないようにしましょう。

不採用通知に関するポイント2:返送する履歴書・職務経歴書は書面で一緒に送る

求人応募に関連する履歴書或いは職務経歴書等の取扱いについて説明します。

 

返却すべき書類等がある場合は、不採用通知と同封のうえ送付します。また、不採用通知以外の書類を返却する場合は、返却書類名称及び通数を記載することで行き違いを防ぎましょう。

 

企業によっては預り書類を返送しない場合もあることから、返送有無及び返送方法についてはあらかじめ応募者に伝える必要があります。

不採用通知に関するポイント3:不採用通知を送る適切なタイミングとは

不採用通知の送付は、不採用が決定され次第、早期に送付することが大切です。

 

応募者も結果を問わずに早期送付を希望しています。不採用通知を早期に送付することは、応募者への配慮とも言えます。時間がかかるほど応募者は不安になるばかりか、就職活動のスケジュールに支障が出る可能性もあります。

 

なお、あらかじめ選考に時間がかかる場合は、その旨を応募者へ伝えることが必要です。

メールの場合

メールで不採用通知を知らせる場合のポイントは、速やかに送信することです。

 

通知が遅くなればなるほど応募者の不安は増加し、ひいては企業に対する不満につながりかねません。

 

不採用であっても、今後どのような形で関わるか分からないので、迅速かつ丁寧にメール送信することが重要です。また、メール送信の場合は双方に履歴が残ることも大きなメリットです。

書面の場合

不採用通知を書面で送る場合は、メール同様に迅速な対応が求められます。また、応募の際に提出された履歴書或いは職務経歴書等を同封できるメリットもあります。

 

書面で送付する場合は郵便料金がかかるうえ、到着までに日数を要する場合があるので注意が必要です。また、配達状況が分かる特定記録郵便や速達を付加することでさらにコストがかかります。

不採用通知に関するポイント4:いかにもテンプレート・見本を使った書き方をしない

不採用通知を作成する場合、テンプレート及び見本のままに使用しないこともポイントです。

 

例えば、応募者の名前を個人名で記載せずに貴殿と表記することは、テンプレートをそのまま使用していると思われ、事務的な印象が強くなります。

 

応募に対する感謝の気持ちを表すのであれば、個人名を記載することが好ましい方法です。

【種類別】具体的な不採用通知の書き方

応募者にとって、不採用通知の受取りは喜ばしいものではありません。

 

また、企業と応募者の関わり合いは、不採用によって全て絶たれることもなく、何らかの形で関係を持つ可能性もあることから、より丁寧な書き方が求められます。

 

メール及び書面による不採用通知の書き方についてポイントを説明します。

メールの場合の書き方4つ

不採用通知をメールで送る場合の書き方には4つのポイントがあります。

 

それは、件名、差出人、あいさつ文及び本文の4つです。それぞれを適切に記載することで、応募者に対して簡潔に分かりやすい文面を作成することが大切です。

 

それぞれのポイントについて説明します。

不採用通知の書き方1:件名

メールで不採用通知を送る場合、件名の表記方法について注意が必要です。

 

日々の生活或いは求職活動において、応募者は多くのメール送受信をおこなっていることが想定されます。そのため、件名を見ただけで内容が想定される表記が必要です。曖昧な表記では見逃される可能性があります。

不採用通知の書き方2:差出人

メールで不採用通知を送る場合の差出人のポイントについて紹介します。

 

まず冒頭に会社名と担当者名を入れることをお勧めします。その理由として、応募者は多くのメールを受信している可能性があるので、冒頭に差出人を記載することでメールを見てもらうよう工夫が必要です。

 

なお、最下段には会社名、住所、電話番号等を改めて入力します。後ほどの文例を参考にしてください。

不採用通知の書き方3:あいさつ文

不採用通知のあいさつ文について説明します。

 

あいさつ文を省略して本文を記載すると、応募者は企業に対して事務的な印象を持つ場合があります。

 

本題に入る前は、応募に対する感謝の気持ち及び各種選考における時間確保に対する御礼をあいさつ文にて伝えることが大切です。決まり文句ではありますが、必要な一文です。

不採用通知の書き方4:本文

本文は、不採用通知における極めて重要なポイントです。

 

本文の内容は、不採用である事実を伝えることです。ただし、「不採用」という直接的な表現を使うことは好ましくありません。

 

ご希望に添いかねる、或いは弊社といたしましても大変苦慮した上での決定である、などの言い回しをします。なお、不採用の具体的理由を伝える必要はありません。

書面の場合の書き方6つ

書面で不採用通知を送付する場合の書き方について、6つのポイントを説明します。

 

メール同様に注意すべき点は多々あります。書面の場合は、宛名、差出人、あいさつ文、頭語、本文及び結語が重要なポイントです。それぞれのポイントを理解することで、応募者に対して失礼のない不採用通知を作成しましょう。

不採用通知の書き方1:宛名

不採用通知を郵送で送付する際は、封筒の書き方及び不採用通知の宛名の書き方共に注意が必要です。郵送の際はプライバシー配慮が欠かせません。封筒表面に「不採用通知在中」等の記載は控えましょう。

 

加えて、親展扱いで郵送することで、応募者のプライバシーに配慮する必要があります。また、不採用通知本文の宛名には、貴殿ではなく個人名を記載します。

 

なお、不採用通知に記す応募者名の位置は左上であり、件名の上に配置します。事務的な印象を与えないためにも、個人名を入れましょう。

不採用通知の書き方2:差出人

不採用通知における差出人の書き方について説明します。

 

差出人の必要記載事項は会社名、住所、電話番号及び担当部署名を記載し、配置場所は最下段の右下です。

 

郵送で送る際、封筒にも同様の内容を示すことで差出人を明確にします。

不採用通知の書き方3:頭語

不採用通知には頭語を使用します。

 

頭語とは手紙の冒頭に記す言葉であり、拝啓、前略及び謹啓など多くの種類があります。不採用通知における頭語は拝啓を用いるのが一般的であり、難しい意味の頭語を使用する必要はありません。

 

ただし、頭語を使用するのは書面による通知の場合に限ります。メールによる通知の場合、頭語は使用しません。

不採用通知の書き方4:あいさつ文

不採用通知におけるあいさつ文について説明します。頭語に続けてあいさつ文を記載します。

 

あいさつ文では、応募に対する感謝、履歴書或いは職務経歴書等の書類提出に対する感謝及び各種選考における来社に対してそれぞれ感謝の気持ちを伝えます。

 

なお、あいさつ文は書面及びメールのどちらであっても記載します。

不採用通知の書き方5:本文

頭語、あいさつ文に続けて本文を書きます。本文の内容については、メール同様に不採用である事実を伝えます。

 

なお、本文は不採用通知における重要内容であることからも、あいさつ文に続けて書くのではなく、1行段落を空けて書くことで応募者に分かりやすく見せるなど工夫が必要です。

 

不採用の文言を使わず、かつ不採用の理由を伝える必要はありません。

不採用通知の書き方6:結語

不採用通知の書き方の最後のポイントは結語です。

 

結語とは、あいさつの意味で用いる頭語の対となる言葉であり、手紙の内容を終わらせる意味合いを持っています。

 

また、頭語と結語はセットで使います。仮に、頭語が拝啓であれば結語は敬具です。なお、頭語及び結語は手紙の場合のみ使用します。メールで通知する場合は使いません。

不採用通知の例文2つ

不採用通知の例文を紹介します。通常の不採用通知の例文と、不採用通知を送った後にコンタクトを取る時のパターンを、メールと書面それぞれに分けて紹介します。

 

また、送付方法が異なることで、頭語や結語の使用有無に変化があるので注意が必要です。不採用通知の書き方が分からない場合は参考にしてください。

不採用通知の例文1:メールの例文

メールによる不採用通知の例文を紹介します。

 

現代ではメールによる通知が主流になっています。通知にかかる費用を抑えられ、企業と応募者双方に履歴が残るなどのメリットがあります。

 

また、郵送の場合は到着までに時間がかかりますが、メールでは瞬時に相手に到着することでスピーディーな対応が可能になります。

通常の不採用通知の例文

メールによる、通常の不採用通知の例文は以下のとおりです。

 

件名:【選考結果のご連絡】株式会社○○○○○

 

●● ●●様

 

株式会社○○○○○人事部採用担当の△△でございます。
この度は弊社の求人にご応募いただきありがとうございます。

 

弊社人事部において慎重なる選考をおこなった結果、今回は●● ●●様のご期待に
添えないことをお伝えいたします。

 

今回は予想を上回る応募があり、弊社といたしましても苦慮を重ねたうえでの選考で
あることを申し添えます。

 

なお、お預かりした応募書類一式は、弊社にて破棄いたしますことを併せてご了承願
います。

 

末筆ではございますが、ご応募いただきましたことに改めて感謝申し上げるとともに
●● ●●様の更なるご活躍とご健勝をお祈り申しあげます。

 

—————————————–
株式会社○○○○○
人事部 ○○○○
TEL:○○○-○○○-○○○○
FAX:○○○-○○○-○○○○
E-mail:○○○○○
—————————————–

不採用通知を送った後に再度コンタクトを取る時

メールによる、不採用通知を送った後に再度コンタクトを取る時の例文は以下のとおりです。

 

件名:【再選考のご連絡】株式会社○○○○○

 

●● ●●様

 

株式会社○○○○○人事部の△△でございます。

 

過日、当社の求人にご応募いただきありがとうございました。

 

実は、以前応募していただいた募集案件に増員が必要となりました。弊社では、更なる組織強化のために●● ●●様のスキルを必要としています。

 

一度はご縁が無かった旨をお伝えしたところですが、●● ●●様のご都合がよろしければ、改めて採用に関してお話させていただく機会を設けたいと存じます。

 

ご多忙の折恐縮ですが、ご連絡いただけますでしょうか。
よろしくお願いします。

 

—————————————–
株式会社○○○○○
人事部 ○○ ○○
TEL:○○-○○○-○○○○
FAX:○○-○○○-○○○○
E-mail:○○○○○
—————————————–

不採用通知の例文2:書面の例文

続いて、書面による例文を2つ紹介します。メール同様に、通常の不採用通知の例文及び不採用通知を送った後に再度コンタクトを取る場合の2つです。

 

不採用通知を送った後に再度コンタクトが必要な場合は、内定者の辞退を理由にせず、事業拡大による増員を理由にするなどの工夫も必要です。

通常の不採用通知の例文

書面で送る通常の不採用通知の例文は以下のとおりです。
20〇〇年〇月〇日
●● ●●様

 

選考結果のご通知
拝啓
この度は弊社の求人にご応募いただきありがとうございます。

 

弊社人事部において慎重なる選考をおこなった結果、今回は●● ●●様のご期待に
添えないことをお伝えいたします。

 

今回は予想を上回る応募があり、弊社といたしましても苦慮を重ねたうえでの選考で
あることを申し添えます。

 

なお、お預かりした応募書類一式を同封いたしますのでご査収ください。

 

末筆ではございますが、ご応募いただきましたことに改めて感謝申し上げるとともに
●● ●●様の更なるご活躍とご健勝をお祈り申しあげます。
敬具

 

株式会社  ○○○○○
人事部   ○○○○○
住所    ○○○○○
電話    ○○○○○

不採用通知を送った後に再度コンタクトを取る時

書面で送る場合の、不採用通知を送った後に再度コンタクトを取る時の例文は以下のとおりです。

 

20〇〇年〇月〇日

 

●● ●●様

 

拝啓
過日、当社の求人にご応募いただきありがとうございました。

 

実は、以前応募していただいた募集案件に増員が必要となりました。弊社
では、更なる組織強化のために●● ●●様のスキルを必要としています。

 

一度はご縁が無かった旨をお伝えしたところですが、●● ●●様のご都
合がよろしければ、改めて採用に関してお話できる機会を設けたいと存じ
ます。

 

ご多忙の折恐縮ですが、ご連絡いただけますでしょうか。
末筆にはなりますが、●● ●●様の今後益々のご活躍をお祈り申し上げ
ます。
敬具

 

株式会社  ○○○○○
人事部   ○○○○○
住所    ○○○○○
電話    ○○○○○

人事担当者がエンジニアを採用する際に気を付けるべき点とは?

IT発展に伴いエンジニアに採用ニーズが高まっていますが、エンジニアを採用する際に気を付けるべき点がいくつかあります。

 

応募者のスキルレベルを具体的に示すことと、自社のエンジニアが面接に立ち会うなどして、書面では判断できないスキルレベルを確認することです。

 

また、エンジニアは売り手市場であることからも、選考過程に時間がかかることで競合他社への内定が決まる場合があります。スピーディーな選考も重要視されます。

不採用通知を送るときは失礼のない内容にしましょう

不採用通知とは、応募者にとって喜ぶべきものではありません。だからこそ、不採用通知を送るときは、失礼のない内容にしなくてはなりません。

 

ポイントは、応募に対する感謝を伝えることに加え、不採用の文言を使用しないことで応募者への配慮をすることです。

 

また、将来的に応募者と何かしらの関係を持つ可能性もあるので、丁寧な対応で企業イメージを保ちましょう。